Lohnabrechnung
Akollo berechnet keine Löhne und erstellt keine Gehaltsabrechnungen. Es bereitet die freigegebenen Zahlen vor, die die Lohnabrechnung braucht, etwa vergütbare Zeit, freigegebene Stundenzettel, freigegebene Abwesenheiten und Beschäftigungsdaten. Diese übergeben Sie an Ihren Abrechnungsanbieter oder Ihr HR-System, das die Vergütung berechnet. Eine vollständige Lohnberechnung mit Gehaltsabrechnungen ist ein eigener Leistungsumfang, der eine ausdrückliche Vereinbarung und eine länderspezifische Prüfung voraussetzt.
In der Seitenleiste gibt es keinen Eintrag Payroll. Die Zahlen stammen aus Time (Timesheet, My exceptions, Approvals), aus People (Abwesenheiten und Beschäftigungsdaten), aus Time reports und Exports sowie aus den Berichtsdatensätzen, die ein Abrechnungswerkzeug über die API lesen kann.
Kurz gesagt
In Akollo werden Stunden und Abwesenheiten vervollständigt und freigegeben. Ihr Abrechnungsanbieter macht daraus die Vergütung.
Wer damit arbeitet
| Rolle | Was sie für die Lohnabrechnung tut |
|---|---|
| Mitarbeitende | Prüfen ihren Stundenzettel, klären Ausnahmen, die das Einreichen blockieren, und reichen den Zeitraum ein. Beantragen Urlaub rechtzeitig. |
| Führungskraft | Gibt eingereichte Stundenzettel, Zeiteinträge, Überstunden und Urlaub in ihrem Zuständigkeitsbereich frei oder lehnt sie ab. |
| HR oder Lohnbuchhaltung | Prüft, dass jeder Zeitraum und jeder Urlaubsantrag entschieden ist, exportiert die freigegebenen Zahlen und übergibt sie an den Abrechnungsanbieter. |
| Administrator | Vergibt die Exportberechtigung und legt für eine automatische Übergabe einen API-Schlüssel an, der die Berichtsdatensätze lesen darf. |
Was Akollo vorbereitet
| Zahl | Wo Sie sie sehen | Bedeutung |
|---|---|---|
| Payable time (vergütbare Zeit) | My day, Timesheet | Angerechnete Zeit zuzüglich freigegebener Zeiteinträge und bezahlter Pausen. Einträge, die noch auf Freigabe warten, zählen nicht. |
| Stundenzettel-Zeitraum | Timesheet (Leiste Period), Approvals → Timesheets | Die Person reicht den Zeitraum ein; die Führungskraft gibt ihn frei oder lehnt ihn mit einer Notiz ab. |
| Zeiteinträge und Überstunden | Registerkarten unter Approvals | Jeder Eintrag und jede Überstunde wird mit Begründung freigegeben oder abgelehnt. Nur freigegebene Einträge sind vergütbar. |
| Korrekturen | Time corrections | Eine Korrektur zählt erst, wenn eine zweite Person sie freigibt. Die gemessenen Daten werden nie verändert. |
| Abwesenheiten | My time off, Reiter Time off der Person | Freigegebene Tage je Abwesenheitsart, in Halbtagesschritten ohne Wochenenden und Feiertage gezählt, mit Saldo und einem Urlaubskonto aller Gutschriften, Korrekturen und Verfälle. |
| Beschäftigungsdaten | Reiter Job & employment der Person | Eintritts-, Betriebszugehörigkeits- und Austrittsdatum, mit früheren Fassungen und deren Gültigkeit. |
| Datensatz freigegebene Stunden | Die öffentliche API, mit einem Schlüssel aus Integrations → API keys | Freigegebene Stunden je Person und Tag, zum Lesen durch ein Abrechnungs- oder BI-Werkzeug. |
Was Akollo nicht tut
- Es berechnet weder Brutto- noch Nettolohn, Steuern oder Sozialversicherungsbeiträge und erstellt keine Gehaltsabrechnungen.
- Es sendet keine Dateien von sich aus an einen Abrechnungsanbieter. Sie laden einen Export herunter, oder das Werkzeug des Anbieters liest die Datensätze.
- Seiten für Vergütung, Lohnabrechnungsdaten, Abrechnungsausnahmen und eine Lohnexportdatei gibt es noch nicht.
- Die Kostensätze von Mitarbeitenden in Finance dienen Projektkosten und Rentabilität, nicht der Vergütung. Siehe Finanzen.
Wichtige Seiten
| Seite | Wofür |
|---|---|
| Timesheet | Vergütbare Zeit je Tag, den offenen Zeitraum und seinen Status sehen und den Zeitraum mit Submit einreichen. |
| My exceptions | Fehlende Zeit, überlappende Einträge oder einen nicht eingereichten Zeitraum klären. Eine Ausnahme mit Blocks submission muss zuerst geklärt werden. |
| Approvals | Stundenzettel, Zeiteinträge, Anträge auf Wiedereröffnung und Überstunden in Ihrem Zuständigkeitsbereich entscheiden. |
| Leave approvals | Urlaubsanträge und Stornierungen entscheiden. |
| Time reports und Exports | Einen Bericht für den Abrechnungszeitraum erstellen und als CSV oder Excel herunterladen. |
| Integrations → API keys | Einen Nur-Lese-Schlüssel anlegen, damit ein Abrechnungs- oder BI-Werkzeug freigegebene Stunden aus den Berichtsdatensätzen lesen kann. |
Wichtige Aufgaben
Zeitraum einreichen (Mitarbeitende)
Tage prüfen
Öffnen Sie Time → Timesheet und vergleichen Sie Payable time je Tag mit Ihrer tatsächlichen Arbeitszeit. Entries awaiting approval sind noch nicht vergütbar.
Blockierende Ausnahmen klären
Öffnen Sie My exceptions. Wählen Sie für jede Ausnahme mit Blocks submission Resolve with an entry, Request a correction oder Explain.
Einreichen
Wählen Sie im Timesheet in der Leiste Period die Schaltfläche Submit. Wird der Zeitraum abgelehnt, lesen Sie die Notiz Ihrer Führungskraft, berichtigen den Zeitraum und reichen ihn erneut ein.
Zeitraum freigeben (Führungskraft)
Freigabeliste öffnen
Wählen Sie Time → Approvals und öffnen Sie die Registerkarte für Stundenzettel.
Zeiteinträge und Überstunden entscheiden
Prüfen Sie auch die Registerkarten für Zeiteinträge und Überstunden. Geben Sie jedes Element mit Begründung frei oder lehnen Sie es ab. Nur freigegebene Einträge werden vergütbar.
Urlaub entscheiden
Öffnen Sie Leave approvals und entscheiden Sie offene Anträge und Stornierungen, damit die Abwesenheiten des Zeitraums feststehen.
Übergabedatei vorbereiten (HR oder Lohnbuchhaltung)
Bericht erstellen
Öffnen Sie Time reports, setzen Sie From und Until auf den Abrechnungszeitraum, gruppieren Sie nach Person und wählen Sie Apply.
Aktualität prüfen
Sehen Sie sich den Bereich Data freshness an. Fehlen für einige Tage noch Zusammenfassungen, wählen Sie Prepare summaries now.
Exportieren
Wählen Sie Create export und dann CSV oder Excel (XLSX). Laden Sie die Datei unter Exports herunter, sobald sie bereit ist und bevor sie abläuft, und geben Sie sie zusammen mit den freigegebenen Abwesenheiten an Ihren Abrechnungsanbieter weiter.
Lohnabrechnung automatisch beliefern (Administrator)
API-Schlüssel anlegen
Öffnen Sie Integrations → API keys und legen Sie einen Schlüssel für das Abrechnungs- oder BI-Werkzeug an. Setzen Sie unter Scopes reports.dataset auf Read und lassen Sie alle anderen auf None. Kopieren Sie den Schlüssel, wenn er angezeigt wird; er erscheint nur einmal.
Datensatz freigeben lassen
Bitten Sie Ihre Berichtsadministration, dem Dienstkonto des Schlüssels den Datensatz mit freigegebenen Stunden zuzuweisen.
Zeilen lesen
Das Werkzeug liest freigegebene Stunden je Person und Tag seitenweise. Es ändert nichts in Akollo. Siehe BI-Datensätze.
Berechtigungen
- Mitarbeitende sehen und reichen nur ihre eigene Zeit und ihre eigenen Abwesenheiten ein.
- Führungskräfte entscheiden Stundenzettel, Einträge, Überstunden und Urlaub nur für Personen in ihrem Zuständigkeitsbereich, nie für sich selbst.
- Exporte erfordern die Exportberechtigung. Ihr Zuständigkeitsbereich wird bei jedem Download erneut geprüft, nicht nur beim Erstellen.
- Vergütungsdaten (Gehalt, Lohnabrechnung und Kostensätze von Mitarbeitenden) erfordern eine eigene Berechtigung. Eigentümer und Administratoren erhalten sie nicht automatisch.
- Korrekturen und das Schließen einer blockierenden Ausnahme erfordern immer eine zweite Person.
Was die KI hier kann
- Nichts an den Zahlen. Vergütbare Zeit, Urlaubstage, Salden und jeder Vergütungswert werden nach festen Regeln berechnet. Die KI setzt, ändert oder genehmigt sie nie, und Vergütungsdaten nutzt sie nicht.
- Lücken vor dem Einreichen finden. Fragen Sie den Assistenten „Habe ich irgendwo Zeit vergessen?“. Er listet die letzten Tage, an denen Sie mindestens 15 Minuten weniger als Ihre Arbeitszeit erfasst haben (Abwesenheitstage zählen nie), und schlägt offene Aufgaben vor. Die Zeit nachzutragen ist ein Zeiteintrag, den Sie bestätigen. Siehe KI-Assistent.
Häufige Fragen
Nein. Akollo bereitet freigegebene Zeit und Abwesenheiten vor; Ihr Abrechnungsanbieter berechnet die Vergütung. Eine vollständige Lohnberechnung ist ein eigener Leistungsumfang mit ausdrücklicher Vereinbarung und länderspezifischer Prüfung.
Nein. Vergütbare Zeit ist angerechnete Zeit zuzüglich freigegebener Zeiteinträge und bezahlter Pausen. Offene Einträge bleiben außen vor, bis sie freigegeben sind.
Sie sehen die Notiz der Führungskraft. Berichtigen Sie den Zeitraum und reichen Sie ihn erneut ein.
Nicht unbemerkt. Eine Korrektur braucht eine Begründung und die Freigabe einer zweiten Person, und die gemessenen Daten bleiben unverändert. Berichte zeigen korrigierte und ursprüngliche Werte nebeneinander.
Exporte aus Time reports gibt es als CSV oder Excel (XLSX). Ein Abrechnungs- oder BI-Werkzeug kann freigegebene Stunden je Person und Tag auch über die API lesen.
Kostensätze in Finance sind Stundenkosten für Projektkosten und Rentabilität. Sie sind keine Lohnabrechnungsdaten.
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- Berichte und Exporte: Zeitberichte und CSV- oder Excel-Exporte
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