# Workflows (https://docs.akollo.com/de/product-guide/workflows)



Ein Workflow legt fest, welche Status ein Arbeitselement haben kann, wie es zwischen ihnen wechselt und was vor einem Wechsel erfüllt sein muss. Workflows finden Sie unter „Projects“ → Workflows.

## Status [#status]

Die Registerkarte Statuses listet die Status der Organisation. Jeder Status hat einen Namen, eine Kategorie, einen Erfassungszustand und eine Farbe. Ein Status lässt sich archivieren und wiederherstellen. Ein Status, der noch verwendet wird, kann nicht archiviert werden.

## Workflow bearbeiten [#workflow-bearbeiten]

Die Liste zeigt je Workflow den Namen, die veröffentlichte Version, ob ein Entwurf offen ist und ob er reguliert ist. Ein regulierter Workflow muss von einer zweiten Person veröffentlicht werden.

Änderungen entstehen in einem Entwurf:

* Status hinzufügen oder entfernen, den Anfangsstatus und den Status festlegen, in den ein Element beim Start der Zeiterfassung wechselt, und bestimmen, ob erledigte Elemente wieder geöffnet werden dürfen;
* Übergänge mit Schlüssel, Name, Ausgangs- und Zielstatus anlegen, optional mit einer Bedingung in der Abfragesprache der Suche. Vom System gesetzte Regeln sind schreibgeschützt;
* einem Übergang Pflichtnachweise zuordnen.

Ein Übergang kann diese Nachweise verlangen:

| Nachweis                | Erfüllt, wenn                                               |
| ----------------------- | ----------------------------------------------------------- |
| Pflichtfelder           | die genannten Felder ausgefüllt sind                        |
| Checklisten             | alle Checklisten erledigt sind                              |
| Akzeptanzkriterien      | die Akzeptanzkriterien erfüllt sind                         |
| Anhänge                 | das Element mindestens die festgelegte Zahl an Anhängen hat |
| Kommentar               | ein Kommentar vorliegt                                      |
| Blocker                 | keine Blocker mehr offen sind                               |
| Untergeordnete Elemente | alle untergeordneten Elemente erledigt sind                 |
| Verknüpftes Element     | ein verknüpftes Element in einer bestimmten Kategorie ist   |
| Erfasste Zeit           | mindestens die festgelegte Zeit erfasst ist                 |

<Steps>
  <Step>
    ### Entwurf öffnen [#entwurf-öffnen]

    Wählen Sie **Projects › Workflows** und öffnen Sie den Workflow. Zum Bearbeiten brauchen Sie einen größeren Bildschirm.
  </Step>

  <Step>
    ### Änderungen vornehmen [#änderungen-vornehmen]

    Ändern Sie Status, Übergänge und Pflichtnachweise und speichern Sie den Entwurf. Hat inzwischen jemand anderes den Entwurf gespeichert, werden Sie gebeten, neu zu laden.
  </Step>

  <Step>
    ### Prüfen [#prüfen]

    Prüfen Sie den Entwurf mit **Validate**.
  </Step>

  <Step>
    ### Veröffentlichen [#veröffentlichen]

    Wählen Sie **Publish** und bestätigen Sie die Zusammenfassung der Änderungen. Bei einem regulierten Workflow veröffentlicht eine zweite Person; wer die Änderung entworfen hat, kann das nicht.
  </Step>
</Steps>

<Mermaid
  title="Veröffentlichen einer Workflow-Änderung"
  chart="`flowchart LR
  A[Entwurf] --> B[Speichern]
  B --> C[Prüfen]
  C --> D{Reguliert?}
  D -->|Nein| E[Nach Bestätigung der Zusammenfassung veröffentlichen]
  D -->|Ja| F[Zweite Person veröffentlicht]
  E --> G[Neue veröffentlichte Version]
  F --> G`"
/>

## Versionen [#versionen]

„Versions“ listet jede veröffentlichte Version mit ihren Änderungen, der veröffentlichenden Person und gegebenenfalls der zweiten Freigabe. „Restore as new draft“ holt eine frühere Version zurück: Sie wird sofort veröffentlicht oder, bei einem regulierten Workflow, zu einem Entwurf, den eine zweite Person veröffentlicht.

## Auf dem Board und der Elementseite [#auf-dem-board-und-der-elementseite]

Ändert jemand den Status eines Elements, werden nur die vom Workflow erlaubten Übergänge angeboten, und die Pflichtnachweise werden geprüft. Die Registerkarte History des Elements bewahrt jeden Statuswechsel auf.

## Freigaben [#freigaben]

Ein Übergang kann eine Freigabe verlangen. Die Statussteuerung kennzeichnet einen solchen Wechsel mit „Needs approval“. Wer ihn wählt, sendet die Anfrage; der Status ändert sich erst nach der Freigabe. Freigabeschritte laufen nacheinander. Die Entscheidenden finden die Anfrage unter „My work“ → Approvals (siehe [Aufgaben und Projekte](/de/product-guide/tasks-and-projects)).

<Mermaid
  title="So wird ein Statuswechsel freigegeben"
  chart="`flowchart LR
  A[Antragsteller wählt einen Wechsel mit Needs approval] --> B[Freigabeschritte nacheinander]
  B -->|Freigeben| C[Status ändert sich]
  B -->|Ablehnen| D[Status bleibt]
  B -->|Zurückgeben| E[Zur Korrektur zurückgegeben]
  E -->|Erneut einreichen| B`"
/>

<Steps>
  <Step>
    ### Wechsel beantragen [#wechsel-beantragen]

    Öffnen Sie auf der Elementseite die Statussteuerung und wählen Sie den mit **Needs approval** gekennzeichneten Status.
  </Step>

  <Step>
    ### Entscheidung abwarten [#entscheidung-abwarten]

    Das Element zeigt „Waiting for approval“, bei nur einem Schritt mit dessen Namen. Die übrigen Statuswechsel sind so lange deaktiviert.
  </Step>

  <Step>
    ### Bei Rückgabe erneut einreichen [#bei-rückgabe-erneut-einreichen]

    Wird die Anfrage zurückgegeben, zeigt das Element „Returned for correction“. Die antragstellende Person oder die verantwortliche Person des Elements korrigiert das Nötige und wählt **Resubmit**. Die Freigabe beginnt wieder beim ersten Schritt.
  </Step>
</Steps>

<Screenshot src="/screens/en/work-approvals.webp" alt="Seite Approvals mit Filtern für Projekt, Typ und Wartezeit und einer Liste von Anfragen mit Arbeitselement, Statuswechsel, Schritt, Fälligkeit, antragstellender Person und der Schaltfläche Decide" caption="My work › Approvals: Anfragen, die auf Ihre Entscheidung warten, die am frühesten fällige zuerst." />

Trennt die Richtlinie die Aufgaben (Vier-Augen-Prinzip), kann niemand über die eigene Anfrage entscheiden.

Die Übergangshistorie jedes Elements wird täglich auf Manipulation geprüft. Befunde werden für Administratoren im Prüfprotokoll festgehalten.

## Häufige Fragen [#häufige-fragen]

<Accordions type="single">
  <Accordion title="Warum kann ich einen Status nicht archivieren?">
    Ein Status, der noch verwendet wird, lässt sich nicht archivieren. Sobald er nicht mehr verwendet wird, können Sie ihn archivieren und bei Bedarf später wiederherstellen.
  </Accordion>

  <Accordion title="Kann ich meine eigene Änderung an einem regulierten Workflow veröffentlichen?">
    Nein. Bei einem regulierten Workflow muss eine zweite Person veröffentlichen; wer die Änderung entworfen hat, kann das nicht.
  </Accordion>

  <Accordion title="Wie mache ich eine veröffentlichte Änderung rückgängig?">
    Öffnen Sie Versions und wählen Sie bei der früheren Version „Restore as new draft“. Sie wird sofort veröffentlicht oder, bei einem regulierten Workflow, zu einem Entwurf für eine zweite Person.
  </Accordion>

  <Accordion title="Was passiert, wenn ich eine zurückgegebene Anfrage erneut einreiche?">
    Die Freigabe beginnt wieder beim ersten Schritt.
  </Accordion>
</Accordions>