# Bildschirmnachweise und Datenschutz (https://docs.akollo.com/de/product-guide/screen-evidence)



Screenshots werden nur aufgenommen, wenn die Erfassungsrichtlinie der Organisation sie aktiviert. Administratoren legen fest, wer sie sehen darf, wie lange sie aufbewahrt und wann sie gelöscht werden.

## Screenshot-Einstellungen [#screenshot-einstellungen]

Unter **Settings → Workforce & recording → Screenshots** wählen Administratoren das Aufnahmeintervall (alle 5 bis 30 Minuten) und ob alle Monitore erfasst werden. Wie jede Richtlinienänderung veröffentlicht dies eine neue Revision mit Startdatum. Felder, die nicht auf dieser Seite stehen, bleiben unverändert.

<Screenshot src="/screens/en/tracking-screenshots.webp" alt="Screenshot-Einstellungen mit Version, Gültigkeitsbeginn und Ablaufdatum, einem Aufnahmeintervall von 5 bis 30 Minuten, der Auswahl Capture all monitors und der Schaltfläche Publish new version" caption="Screenshot-Einstellungen: Intervall, Monitore und Geltungszeitraum der Revision." />

<Steps>
  <Step>
    ### Screenshot-Einstellungen öffnen [#screenshot-einstellungen-öffnen]

    Wählen Sie **Settings → Workforce & recording → Screenshots**.
  </Step>

  <Step>
    ### Zeitraum festlegen [#zeitraum-festlegen]

    Geben Sie **Effective from** (gültig ab) und bei Bedarf **Expires** (läuft ab) ein.
  </Step>

  <Step>
    ### Intervall und Monitore wählen [#intervall-und-monitore-wählen]

    Geben Sie das **Capture interval** in Minuten ein (5 bis 30) und legen Sie fest, ob **Capture all monitors** gilt.
  </Step>

  <Step>
    ### Veröffentlichen [#veröffentlichen]

    Wählen Sie **Publish new version**. Die neue Revision gilt ab ihrem Startdatum.
  </Step>
</Steps>

<Callout type="warn" title="Achtung">
  Am Ablaufdatum endet die Erfassung. Soll sie weiterlaufen, veröffentlichen Sie vorher eine neue Version.
</Callout>

## Wer was sehen darf [#wer-was-sehen-darf]

| Wer                                         | Was sichtbar oder möglich ist                                                                                                                                                                                                              |
| ------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ |
| Alle Mitarbeitenden                         | Die eigenen Daten unter **My data** (Meine Daten): geltende Erfassungseinstellungen, eigene Screenshots in einer persönlichen Galerie, wer die eigenen Nachweise aus welchem Grund geöffnet hat und wie lange die Daten aufbewahrt werden. |
| Personen mit Leseberechtigung für Aufnahmen | Aufnahmen in der Tagesansicht neben den zugehörigen Intervallen. Das Originalbild nur auf Anforderung.                                                                                                                                     |
| Führungskräfte mit Prüfberechtigung         | Den Tag einer Person in ihrem Zuständigkeitsbereich, über **Team days**.                                                                                                                                                                   |
| Personen mit Analyseberechtigung            | Neue Bildanalyse anfordern, fehlgeschlagene wiederholen, Beobachtungen als richtig, falsch oder unsicher markieren.                                                                                                                        |
| Administratoren                             | Screenshot-Einstellungen, Aufbewahrungsregeln und Löschung.                                                                                                                                                                                |

## Was Mitarbeitende über sich sehen [#was-mitarbeitende-über-sich-sehen]

**My data** zeigt allen Mitarbeitenden, was über sie erfasst wird, wer ihre Nachweise aus welchem Grund geöffnet hat und wie lange ihre Daten aufbewahrt werden. Ein Streifen **At a glance** (auf einen Blick) fasst das Screenshot-Intervall, die Zugriffe auf ihre Nachweise in den letzten 30 Tagen und die längste Aufbewahrung zusammen. **Recording settings in force** (geltende Erfassungseinstellungen) erklärt in einfachen Worten, welche Regeln die Organisation auf sie anwendet, einschließlich der Version des Erfassungshinweises und wann sie diesen gelesen haben.

<Screenshot src="/screens/en/what-is-recorded.webp" alt="Seite My data mit dem Streifen At a glance, den geltenden Erfassungseinstellungen, einer Karte zu eigenen Screenshots und Zusammenfassungen sowie dem Beginn der Liste, wer die Nachweise geöffnet hat" caption="My data: was über Sie erfasst wird, wer Ihre Nachweise geöffnet hat und wie lange sie aufbewahrt werden." />

<Callout type="info" title="Hinweis">
  Jeder Zugriff auf Screenshots und andere Nachweise einer Person wird mit Begründung protokolliert. Die Person sieht diese Zugriffe unter **My data**; wer zugegriffen hat, wird mit seiner Rolle angezeigt.
</Callout>

## Aufnahmen ansehen [#aufnahmen-ansehen]

Personen mit Leseberechtigung sehen Aufnahmen in der Tagesansicht neben den zugehörigen Intervallen. Die Seite einer Aufnahme zeigt Zeitpunkt, Person, Gerät, Monitore und Intervall. Das Originalbild öffnet sich nur auf Anforderung (**Show original**).

## Bildanalyse [#bildanalyse]

Ist die Bildanalyse aktiviert, beschreibt ein Modell jede Aufnahme: eine kurze Zusammenfassung, die sichtbaren Anwendungen, was sich seit der vorherigen Aufnahme geändert hat, der Bezug zur ausgewählten Aufgabe, die herangezogenen Belege und wie unsicher das Modell ist. Analysen erscheinen auf der Seite Vision analyses (`/tracking/analysis`) und bei jeder Aufnahme.

* Eine Analyse kann falsch sein und ändert nie die gemessene Zeit.
* Jede Analyse speichert Anbieter, Modell und Prompt-Version, mit denen sie erstellt wurde.
* Berechtigte Personen können eine neue Analyse anfordern, eine fehlgeschlagene wiederholen und eine Beobachtung mit Notiz als richtig, falsch oder unsicher markieren.

<Callout type="info" title="Hinweis">
  Die Bildanalyse läuft getrennt von der Anwendung. Ein Ausfall dort hält weder die Erfassung noch die Zeitabrechnung an.
</Callout>

## Aufbewahrung und Löschung [#aufbewahrung-und-löschung]

**Settings → Workforce & recording → Retention and deletion** legt fest, wie viele Tage jede Datenart aufbewahrt wird: Screenshot-Originale, Screenshot-Vorschauen, detaillierte Aktivität, Bildanalysen, Tageszusammenfassungen, exportierte Berichte und Daten, die noch in der Desktop-App warten. Vor dem Speichern zeigt die Seite, wie viele Datensätze das neue Limit bereits überschreiten. Gelöschte Daten werden anschließend aufgelistet.

* Eine Datenart ohne Regel wird aufbewahrt.
* Das Veröffentlichen eines Werts löscht allein noch nichts. Daten entfernt ein nächtlicher Aufbewahrungslauf, und zwar nur, was eine veröffentlichte Regel oder eine angeforderte Löschung abdeckt.
* Eine Regel darf kürzer sein als der im Erfassungshinweis genannte Zeitraum, nie länger. Vorschauen können nicht länger aufbewahrt werden als ihr Original.
* Nennt der Erfassungshinweis für eine Datenart einen Zeitraum, ohne dass eine Löschregel veröffentlicht ist, zeigt die Seite eine Warnung; Mitarbeitende sehen dieselbe Warnung unter **My data**.

<Screenshot src="/screens/en/tracking-retention.webp" alt="Seite Retention and deletion mit einer Warnung zu einer vom Hinweis abweichenden Aufbewahrung und einem Regelformular je Datenart mit Tagen, Gültigkeitsbeginn, Begründung und Schaltfläche Publish" caption="Retention and deletion: eine Regel je Datenart, abgeglichen mit dem Erfassungshinweis." />

<Steps>
  <Step>
    ### Aufbewahrungseinstellungen öffnen [#aufbewahrungseinstellungen-öffnen]

    Wählen Sie **Settings → Workforce & recording → Retention and deletion**.
  </Step>

  <Step>
    ### Regel für eine Datenart festlegen [#regel-für-eine-datenart-festlegen]

    Geben Sie unter **Rules per store** die Anzahl **Days**, das Datum **Effective from** und eine **Reason** (Begründung) ein.
  </Step>

  <Step>
    ### Prüfen und veröffentlichen [#prüfen-und-veröffentlichen]

    Prüfen Sie, wie viele Datensätze das neue Limit bereits überschreiten, und wählen Sie dann **Publish**.
  </Step>
</Steps>

Ist eine Löschung für eine Person oder die gesamte Organisation erforderlich, kann ein Administrator die Daten sofort löschen. Sie bestätigen durch Eingabe von „erase“. Die Löschung lässt sich nicht rückgängig machen und wird mit Ihrem Namen und Ihrer Begründung protokolliert. Daten, die noch in der Desktop-App auf einem Computer warten, erfasst sie nicht.

<Callout type="warn" title="Achtung">
  Eine Löschung lässt sich nicht rückgängig machen. Daten, die noch in der Desktop-App auf einem Computer warten, sind nicht eingeschlossen.
</Callout>

## Häufige Fragen [#häufige-fragen]

<Accordions type="single">
  <Accordion title="Sind Screenshots immer aktiv?">
    Nein. Sie entstehen nur, wenn die Erfassungsrichtlinie der Organisation sie aktiviert, in einem Intervall von 5 bis 30 Minuten.
  </Accordion>

  <Accordion title="Kann ich meine eigenen Screenshots sehen?">
    Ja. **My data** führt zu Ihrer persönlichen Galerie, in der Sie Ihre Screenshots Tag für Tag sehen.
  </Accordion>

  <Accordion title="Erfahre ich, wenn jemand meine Screenshots öffnet?">
    Ja. Jeder Zugriff wird mit Begründung protokolliert, und **My data** listet, wer Ihre Nachweise geöffnet hat, angezeigt mit Rolle.
  </Accordion>

  <Accordion title="Kann die Bildanalyse meine Arbeitszeit verändern?">
    Nein. Eine Analyse kann falsch sein und ändert nie die gemessene Zeit.
  </Accordion>

  <Accordion title="Löscht eine kürzere Aufbewahrungsfrist die Daten sofort?">
    Nein. Das Veröffentlichen löscht allein nichts; der nächtliche Aufbewahrungslauf entfernt, was die veröffentlichte Regel abdeckt. Für eine sofortige Löschung nutzt ein Administrator die Löschfunktion.
  </Accordion>
</Accordions>