# Lohnabrechnung (https://docs.akollo.com/de/modules/payroll)



Akollo berechnet keine Löhne und erstellt keine Gehaltsabrechnungen. Es bereitet die freigegebenen Zahlen vor, die die Lohnabrechnung braucht, etwa vergütbare Zeit, freigegebene Stundenzettel, freigegebene Abwesenheiten und Beschäftigungsdaten. Diese übergeben Sie an Ihren Abrechnungsanbieter oder Ihr HR-System, das die Vergütung berechnet. Eine vollständige Lohnberechnung mit Gehaltsabrechnungen ist ein eigener Leistungsumfang, der eine ausdrückliche Vereinbarung und eine länderspezifische Prüfung voraussetzt.

In der Seitenleiste gibt es keinen Eintrag **Payroll**. Die Zahlen stammen aus **Time** (**Timesheet**, **My exceptions**, **Approvals**), aus **People** (Abwesenheiten und Beschäftigungsdaten), aus **Time reports** und **Exports** sowie aus den Berichtsdatensätzen, die ein Abrechnungswerkzeug über die API lesen kann.

<Callout type="info" title="Kurz gesagt">
  In Akollo werden Stunden und Abwesenheiten vervollständigt und freigegeben. Ihr Abrechnungsanbieter macht daraus die Vergütung.
</Callout>

## Wer damit arbeitet [#wer-damit-arbeitet]

| Rolle                       | Was sie für die Lohnabrechnung tut                                                                                                                   |
| --------------------------- | ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| **Mitarbeitende**           | Prüfen ihren Stundenzettel, klären Ausnahmen, die das Einreichen blockieren, und reichen den Zeitraum ein. Beantragen Urlaub rechtzeitig.            |
| **Führungskraft**           | Gibt eingereichte Stundenzettel, Zeiteinträge, Überstunden und Urlaub in ihrem Zuständigkeitsbereich frei oder lehnt sie ab.                         |
| **HR oder Lohnbuchhaltung** | Prüft, dass jeder Zeitraum und jeder Urlaubsantrag entschieden ist, exportiert die freigegebenen Zahlen und übergibt sie an den Abrechnungsanbieter. |
| **Administrator**           | Vergibt die Exportberechtigung und legt für eine automatische Übergabe einen API-Schlüssel an, der die Berichtsdatensätze lesen darf.                |

## Was Akollo vorbereitet [#was-akollo-vorbereitet]

| Zahl                               | Wo Sie sie sehen                                                         | Bedeutung                                                                                                                                                                          |
| ---------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------ | ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| **Payable time** (vergütbare Zeit) | **My day**, **Timesheet**                                                | Angerechnete Zeit zuzüglich freigegebener Zeiteinträge und bezahlter Pausen. Einträge, die noch auf Freigabe warten, zählen nicht.                                                 |
| **Stundenzettel-Zeitraum**         | **Timesheet** (Leiste **Period**), **Approvals → Timesheets**            | Die Person reicht den Zeitraum ein; die Führungskraft gibt ihn frei oder lehnt ihn mit einer Notiz ab.                                                                             |
| **Zeiteinträge und Überstunden**   | Registerkarten unter **Approvals**                                       | Jeder Eintrag und jede Überstunde wird mit Begründung freigegeben oder abgelehnt. Nur freigegebene Einträge sind vergütbar.                                                        |
| **Korrekturen**                    | Time corrections                                                         | Eine Korrektur zählt erst, wenn eine zweite Person sie freigibt. Die gemessenen Daten werden nie verändert.                                                                        |
| **Abwesenheiten**                  | **My time off**, Reiter **Time off** der Person                          | Freigegebene Tage je Abwesenheitsart, in Halbtagesschritten ohne Wochenenden und Feiertage gezählt, mit Saldo und einem Urlaubskonto aller Gutschriften, Korrekturen und Verfälle. |
| **Beschäftigungsdaten**            | Reiter **Job & employment** der Person                                   | Eintritts-, Betriebszugehörigkeits- und Austrittsdatum, mit früheren Fassungen und deren Gültigkeit.                                                                               |
| **Datensatz freigegebene Stunden** | Die öffentliche API, mit einem Schlüssel aus **Integrations → API keys** | Freigegebene Stunden je Person und Tag, zum Lesen durch ein Abrechnungs- oder BI-Werkzeug.                                                                                         |

<Screenshot src="/screens/en/timesheet.webp" alt="Timesheet in der Wochenansicht mit der Leiste Period, der Schaltfläche Submit, einem Diagramm der Zeit je Tag und dem Bereich This week" caption="Timesheet: vergütbare Zeit je Tag und die Leiste Period mit Submit." />

## Was Akollo nicht tut [#was-akollo-nicht-tut]

* Es berechnet weder Brutto- noch Nettolohn, Steuern oder Sozialversicherungsbeiträge und erstellt keine Gehaltsabrechnungen.
* Es sendet keine Dateien von sich aus an einen Abrechnungsanbieter. Sie laden einen Export herunter, oder das Werkzeug des Anbieters liest die Datensätze.
* Seiten für Vergütung, Lohnabrechnungsdaten, Abrechnungsausnahmen und eine Lohnexportdatei gibt es noch nicht.
* Die Kostensätze von Mitarbeitenden in Finance dienen Projektkosten und Rentabilität, nicht der Vergütung. Siehe [Finanzen](/de/modules/finance).

<Mermaid
  title="Von der gemessenen Zeit zum Abrechnungsanbieter"
  chart="`flowchart LR
A[Gemessene Zeit] --> B[Vergütbare Zeit]
E[Freigegebene Einträge und Korrekturen] --> B
B --> C[Zeitraum eingereicht]
C --> D{Führungskraft entscheidet}
D -->|Ablehnen mit Notiz| C
D -->|Freigeben| F[Export oder Datensatz]
L[Freigegebener Urlaub] --> F
F --> G[Abrechnungsanbieter berechnet Vergütung]`"
/>

## Wichtige Seiten [#wichtige-seiten]

| Seite                            | Wofür                                                                                                                                                    |
| -------------------------------- | -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| **Timesheet**                    | Vergütbare Zeit je Tag, den offenen Zeitraum und seinen Status sehen und den Zeitraum mit **Submit** einreichen.                                         |
| **My exceptions**                | Fehlende Zeit, überlappende Einträge oder einen nicht eingereichten Zeitraum klären. Eine Ausnahme mit **Blocks submission** muss zuerst geklärt werden. |
| **Approvals**                    | Stundenzettel, Zeiteinträge, Anträge auf Wiedereröffnung und Überstunden in Ihrem Zuständigkeitsbereich entscheiden.                                     |
| **Leave approvals**              | Urlaubsanträge und Stornierungen entscheiden.                                                                                                            |
| **Time reports** und **Exports** | Einen Bericht für den Abrechnungszeitraum erstellen und als CSV oder Excel herunterladen.                                                                |
| **Integrations → API keys**      | Einen Nur-Lese-Schlüssel anlegen, damit ein Abrechnungs- oder BI-Werkzeug freigegebene Stunden aus den Berichtsdatensätzen lesen kann.                   |

<Screenshot src="/screens/en/team-approvals.webp" alt="Seite Approvals mit Registerkarten für Aufgaben, Stundenzettel, Zeiteinträge, Wiedereröffnungsanträge und Überstunden" caption="Approvals: Stundenzettel, Zeiteinträge und Überstunden, die auf eine Entscheidung warten." />

## Wichtige Aufgaben [#wichtige-aufgaben]

### Zeitraum einreichen (Mitarbeitende) [#zeitraum-einreichen-mitarbeitende]

<Steps>
  <Step>
    ### Tage prüfen [#tage-prüfen]

    Öffnen Sie **Time → Timesheet** und vergleichen Sie **Payable time** je Tag mit Ihrer tatsächlichen Arbeitszeit. **Entries awaiting approval** sind noch nicht vergütbar.
  </Step>

  <Step>
    ### Blockierende Ausnahmen klären [#blockierende-ausnahmen-klären]

    Öffnen Sie **My exceptions**. Wählen Sie für jede Ausnahme mit **Blocks submission** **Resolve with an entry**, **Request a correction** oder **Explain**.
  </Step>

  <Step>
    ### Einreichen [#einreichen]

    Wählen Sie im **Timesheet** in der Leiste **Period** die Schaltfläche **Submit**. Wird der Zeitraum abgelehnt, lesen Sie die Notiz Ihrer Führungskraft, berichtigen den Zeitraum und reichen ihn erneut ein.
  </Step>
</Steps>

### Zeitraum freigeben (Führungskraft) [#zeitraum-freigeben-führungskraft]

<Steps>
  <Step>
    ### Freigabeliste öffnen [#freigabeliste-öffnen]

    Wählen Sie **Time → Approvals** und öffnen Sie die Registerkarte für Stundenzettel.
  </Step>

  <Step>
    ### Zeiteinträge und Überstunden entscheiden [#zeiteinträge-und-überstunden-entscheiden]

    Prüfen Sie auch die Registerkarten für Zeiteinträge und Überstunden. Geben Sie jedes Element mit Begründung frei oder lehnen Sie es ab. Nur freigegebene Einträge werden vergütbar.
  </Step>

  <Step>
    ### Urlaub entscheiden [#urlaub-entscheiden]

    Öffnen Sie **Leave approvals** und entscheiden Sie offene Anträge und Stornierungen, damit die Abwesenheiten des Zeitraums feststehen.
  </Step>
</Steps>

### Übergabedatei vorbereiten (HR oder Lohnbuchhaltung) [#übergabedatei-vorbereiten-hr-oder-lohnbuchhaltung]

<Steps>
  <Step>
    ### Bericht erstellen [#bericht-erstellen]

    Öffnen Sie **Time reports**, setzen Sie **From** und **Until** auf den Abrechnungszeitraum, gruppieren Sie nach Person und wählen Sie **Apply**.
  </Step>

  <Step>
    ### Aktualität prüfen [#aktualität-prüfen]

    Sehen Sie sich den Bereich **Data freshness** an. Fehlen für einige Tage noch Zusammenfassungen, wählen Sie **Prepare summaries now**.
  </Step>

  <Step>
    ### Exportieren [#exportieren]

    Wählen Sie **Create export** und dann CSV oder Excel (XLSX). Laden Sie die Datei unter **Exports** herunter, sobald sie bereit ist und bevor sie abläuft, und geben Sie sie zusammen mit den freigegebenen Abwesenheiten an Ihren Abrechnungsanbieter weiter.
  </Step>
</Steps>

### Lohnabrechnung automatisch beliefern (Administrator) [#lohnabrechnung-automatisch-beliefern-administrator]

<Steps>
  <Step>
    ### API-Schlüssel anlegen [#api-schlüssel-anlegen]

    Öffnen Sie **Integrations → API keys** und legen Sie einen Schlüssel für das Abrechnungs- oder BI-Werkzeug an. Setzen Sie unter **Scopes** **reports.dataset** auf **Read** und lassen Sie alle anderen auf **None**. Kopieren Sie den Schlüssel, wenn er angezeigt wird; er erscheint nur einmal.
  </Step>

  <Step>
    ### Datensatz freigeben lassen [#datensatz-freigeben-lassen]

    Bitten Sie Ihre Berichtsadministration, dem Dienstkonto des Schlüssels den Datensatz mit freigegebenen Stunden zuzuweisen.
  </Step>

  <Step>
    ### Zeilen lesen [#zeilen-lesen]

    Das Werkzeug liest freigegebene Stunden je Person und Tag seitenweise. Es ändert nichts in Akollo. Siehe [BI-Datensätze](/de/connections/bi-datasets).
  </Step>
</Steps>

## Berechtigungen [#berechtigungen]

* **Mitarbeitende** sehen und reichen nur ihre eigene Zeit und ihre eigenen Abwesenheiten ein.
* **Führungskräfte** entscheiden Stundenzettel, Einträge, Überstunden und Urlaub nur für Personen in ihrem Zuständigkeitsbereich, nie für sich selbst.
* **Exporte** erfordern die Exportberechtigung. Ihr Zuständigkeitsbereich wird bei jedem Download erneut geprüft, nicht nur beim Erstellen.
* **Vergütungsdaten** (Gehalt, Lohnabrechnung und Kostensätze von Mitarbeitenden) erfordern eine eigene Berechtigung. Eigentümer und Administratoren erhalten sie nicht automatisch.
* **Korrekturen** und das Schließen einer blockierenden Ausnahme erfordern immer eine zweite Person.

## Was die KI hier kann [#was-die-ki-hier-kann]

* **Nichts an den Zahlen.** Vergütbare Zeit, Urlaubstage, Salden und jeder Vergütungswert werden nach festen Regeln berechnet. Die KI setzt, ändert oder genehmigt sie nie, und Vergütungsdaten nutzt sie nicht.
* **Lücken vor dem Einreichen finden.** Fragen Sie den Assistenten „Habe ich irgendwo Zeit vergessen?“. Er listet die letzten Tage, an denen Sie mindestens 15 Minuten weniger als Ihre Arbeitszeit erfasst haben (Abwesenheitstage zählen nie), und schlägt offene Aufgaben vor. Die Zeit nachzutragen ist ein Zeiteintrag, den Sie bestätigen. Siehe [KI-Assistent](/de/ai/assistant).

## Häufige Fragen [#häufige-fragen]

<Accordions type="single">
  <Accordion title="Berechnet Akollo Gehälter oder erstellt Gehaltsabrechnungen?">
    Nein. Akollo bereitet freigegebene Zeit und Abwesenheiten vor; Ihr Abrechnungsanbieter berechnet die Vergütung. Eine vollständige Lohnberechnung ist ein eigener Leistungsumfang mit ausdrücklicher Vereinbarung und länderspezifischer Prüfung.
  </Accordion>

  <Accordion title="Zählt Zeit, die noch auf Freigabe wartet, zur vergütbaren Zeit?">
    Nein. Vergütbare Zeit ist angerechnete Zeit zuzüglich freigegebener Zeiteinträge und bezahlter Pausen. Offene Einträge bleiben außen vor, bis sie freigegeben sind.
  </Accordion>

  <Accordion title="Was passiert, wenn meine Führungskraft meinen Stundenzettel ablehnt?">
    Sie sehen die Notiz der Führungskraft. Berichtigen Sie den Zeitraum und reichen Sie ihn erneut ein.
  </Accordion>

  <Accordion title="Kann jemand meine Stunden vor der Abrechnung ändern?">
    Nicht unbemerkt. Eine Korrektur braucht eine Begründung und die Freigabe einer zweiten Person, und die gemessenen Daten bleiben unverändert. Berichte zeigen korrigierte und ursprüngliche Werte nebeneinander.
  </Accordion>

  <Accordion title="In welchen Formaten können wir übergeben?">
    Exporte aus Time reports gibt es als CSV oder Excel (XLSX). Ein Abrechnungs- oder BI-Werkzeug kann freigegebene Stunden je Person und Tag auch über die API lesen.
  </Accordion>

  <Accordion title="Warum werden Kostensätze nicht für die Vergütung verwendet?">
    Kostensätze in Finance sind Stundenkosten für Projektkosten und Rentabilität. Sie sind keine Lohnabrechnungsdaten.
  </Accordion>
</Accordions>

## Verwandte Seiten [#verwandte-seiten]

* [Zeit und Aufgaben](/de/product-guide/time): vergütbare Zeit, Stundenzettel, Ausnahmen, Korrekturen und Freigaben
* [Personal und HR](/de/modules/people): Urlaub, Salden und Beschäftigungsdaten
* [Berichte und Exporte](/de/product-guide/reports): Zeitberichte und CSV- oder Excel-Exporte
* [BI-Datensätze](/de/connections/bi-datasets): freigegebene Stunden über die API
* [Finanzen](/de/modules/finance): Kostensätze, Budgets und Perioden