# Finanzen (https://docs.akollo.com/de/modules/finance)



Finanzen verbindet die Arbeit Ihrer Teams mit dem, was sie kostet und einbringt. Mitarbeitende erfassen Ausgaben; Führungskräfte und Finanzabteilung geben sie frei; die Finanzabteilung pflegt Budgets, Fakturierung und Kostensätze, vergleicht Budget und Ist und schließt monatliche Perioden ab. Akollo ist nicht Ihr Hauptbuch: Ihr Buchhaltungssystem bleibt das führende System.

Finanzen hat einen eigenen Bereich **Finance** in der Seitenleiste. Zuerst öffnet sich die **Finance overview** (Finanzübersicht); die Reiter führen zu **Expenses** (Ausgaben), **Billing** (Fakturierung), **Contractors** (externe Dienstleister), **Budgets** und **Profitability** (Rentabilität), unter **More** finden Sie **Rate cards** (Satzkarten), **Accounting exports** (Buchhaltungsexporte), **Periods** (Perioden) und **Settings** (Einstellungen). Alle Felder und Status im Detail finden Sie unter [Finanzen](/de/product-guide/finance).

## Wer damit arbeitet [#wer-damit-arbeitet]

| Rolle                                        | Was sie hier tut                                                                                                                                                                    |
| -------------------------------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| **Mitarbeitende**                            | Erfassen Ausgaben mit Belegen und verfolgen sie unter **My expenses** und **Reimbursements** bis zur Erstattung.                                                                    |
| **Führungskraft**                            | Gibt als erster Schritt der Freigabekette die Ausgaben ihres Teams frei.                                                                                                            |
| **Kostenstellenverantwortliche**             | Geben Ausgaben über dem Grenzwert der Organisation oder in einer anderen Währung als türkischer Lira frei.                                                                          |
| **Finanzabteilung**                          | Erteilt die letzte Freigabe, plant und bestätigt Erstattungen, pflegt Budgets, Fakturierung, externe Dienstleister und Satzkarten und sperrt und schließt Perioden.                 |
| **Projekt- oder Abteilungsleitung**          | Prüft Budget gegen Ist und die Rentabilität im eigenen Bereich.                                                                                                                     |
| **Personen mit der Kostensatz-Berechtigung** | Schlagen Stundenkostensätze von Mitarbeitenden vor und geben sie frei. Das sind Gehaltsinformationen; Eigentümer und Administratoren erhalten diese Berechtigung nicht automatisch. |
| **Administrator**                            | Pflegt unter **Settings** Kostenstellen, Nummernkreise, Ausgabenkategorien und Steuerschlüssel.                                                                                     |

## Wichtige Seiten [#wichtige-seiten]

| Seite                             | Inhalt                                                                                                                                                   |
| --------------------------------- | -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| **Finance overview**              | **Budget usage**, **Open alerts**, **This month's period**, **Expense approvals waiting** und eine Tabelle **Budget versus actual**, dazu Verknüpfungen. |
| **Expenses**                      | Drei Ansichten: **My expenses**, **Expense approvals** und **Reimbursements**.                                                                           |
| **Budgets**                       | Jedes Budget mit Bezug, Basis, Betrag und Status sowie ein Diagramm **Budget variance** mit den größten Abweichungen.                                    |
| **Profitability**                 | Kosten, Ausgaben, Erlöse und Marge je Monat für **Projects** oder **Departments**, mit **Cost lines** und **Forecast** je Zeile.                         |
| **Billing**                       | Rechnungen, Gutschriften und Abrechnungspläne. **New invoice draft** beginnt eine Rechnung.                                                              |
| **Contractors**                   | Beauftragungen mit Stunden- und Betragsobergrenzen und Stundenkosten, Lieferantenrechnungen und Abgleich.                                                |
| **Rate cards** und **Cost rates** | Abrechnungssätze für Organisation, Kunde, Projekt, Rolle, Aufgabentyp oder Person sowie Stundenkosten von Mitarbeitenden.                                |
| **Periods**                       | Monatsperioden je Buch (Ausgaben, Verkauf, Einkauf, Steuern, Kosten) mit Status und **Manage**.                                                          |
| **Settings**                      | **Cost centres**, **Number series**, **Expense categories** und **Tax codes (VAT)**.                                                                     |

<Screenshot src="/screens/en/finance.webp" alt="Finanzübersicht mit Karten für Budgetauslastung, offene Warnungen, die Periode dieses Monats und wartende Ausgabenfreigaben sowie einer Tabelle Budget gegen Ist" caption="Finance overview: Budgets, Warnungen, die aktuelle Periode und wartende Freigaben." />

## Wichtige Aufgaben [#wichtige-aufgaben]

### Eine Ausgabe erfassen [#eine-ausgabe-erfassen]

<Steps>
  <Step>
    ### Ausgabe beginnen [#ausgabe-beginnen]

    Wählen Sie im Reiter **Expenses** **New expense**.
  </Step>

  <Step>
    ### Angaben eintragen [#angaben-eintragen]

    Tragen Sie Datum, Händler, Kategorie, Betrag, Umsatzsteuerbetrag und Währung (standardmäßig Ihre Basiswährung) ein, dazu die Steuernummer des Händlers, die Zahlungsart und ob die Ausgabe weiterberechenbar ist. Speichern Sie; die Ausgabe ist ein Entwurf, den Sie noch bearbeiten oder löschen können.
  </Step>

  <Step>
    ### Beleg anhängen [#beleg-anhängen]

    Hängen Sie eine JPEG-, PNG-, HEIC- oder PDF-Datei bis 10 MB an. Wurde derselbe Beleg schon verwendet, erhalten Sie einen Hinweis und werden beim Absenden nach dem Grund gefragt.
  </Step>

  <Step>
    ### Zur Freigabe senden [#zur-freigabe-senden]

    Senden Sie die Ausgabe ab. Ab dann ist sie schreibgeschützt und durchläuft die Freigabekette.
  </Step>
</Steps>

### Eine Ausgabe freigeben [#eine-ausgabe-freigeben]

<Steps>
  <Step>
    ### Freigabeliste öffnen [#freigabeliste-öffnen]

    Öffnen Sie **Expenses → Expense approvals**.
  </Step>

  <Step>
    ### Prüfen und entscheiden [#prüfen-und-entscheiden]

    Prüfen Sie Betrag, Kategorie und Beleg und geben Sie die Ausgabe frei oder lehnen Sie sie ab. Zuerst entscheidet die Führungskraft, bei Bedarf die Kostenstellenverantwortlichen, dann die Finanzabteilung.
  </Step>
</Steps>

<Mermaid
  title="Wie eine Ausgabe zur Zahlung kommt"
  chart="`flowchart LR
A[Entwurf] --> B[Gesendet]
B --> C[Führungskraft]
C --> D{Über dem Grenzwert oder nicht in TRY?}
D -->|Ja| E[Kostenstellenverantwortliche]
D -->|Nein| F[Finanzabteilung]
E --> F
F --> G[Freigegeben]
G --> H[Zahlung geplant]
H --> I[Bezahlt]`"
/>

### Ein Budget anlegen [#ein-budget-anlegen]

<Steps>
  <Step>
    ### Budget beginnen [#budget-beginnen]

    Wählen Sie im Reiter **Budgets** **New budget**.
  </Step>

  <Step>
    ### Bezug und Basis wählen [#bezug-und-basis-wählen]

    Wählen Sie ein Projekt, eine Abteilung oder eine Kostenstelle und eine Basis: Stunden, Kosten oder Erlöse. Legen Sie die Währung fest.
  </Step>

  <Step>
    ### Betrag und Überschreitungsregel festlegen [#betrag-und-überschreitungsregel-festlegen]

    Geben Sie eine Gesamtsumme oder Monatszeilen ein, wählen Sie, ob eine Überschreitung nur warnt oder neue Verpflichtungen sperrt, und speichern Sie mit Begründung. Eine Änderung um mehr als zehn Prozent gegenüber der letzten freigegebenen Summe muss eine andere Person freigeben.
  </Step>
</Steps>

<Screenshot src="/screens/en/finance-budgets.webp" alt="Seite Budgets mit einem Balkendiagramm der Budgetabweichung und einer Tabelle der Budgets mit Bezug, Basis, Betrag und Status" caption="Budgets: die größten Abweichungen als Diagramm, jedes Budget in der Tabelle." />

### Rentabilität prüfen [#rentabilität-prüfen]

<Steps>
  <Step>
    ### Ansicht wählen [#ansicht-wählen]

    Öffnen Sie **Profitability** und wählen Sie **Projects** oder **Departments**.
  </Step>

  <Step>
    ### Monate festlegen [#monate-festlegen]

    Wählen Sie **From month** und **To month** und klicken Sie auf **Apply**.
  </Step>

  <Step>
    ### Zeilen lesen [#zeilen-lesen]

    Jede Zeile zeigt Kosten, Ausgaben, Erlöse und Marge. Stunden ohne Kostensatz sind gekennzeichnet; sie fließen nicht als null in die Kosten ein, sondern bleiben außen vor. Öffnen Sie **Cost lines** oder **Forecast** für Details.
  </Step>
</Steps>

<Screenshot src="/screens/en/finance-profitability.webp" alt="Rentabilitätstabelle nach Projekt und Monat mit Kosten, Ausgaben, Erlösen und Marge sowie Kennzeichen für Stunden ohne Kostensatz" caption="Profitability: Kosten, Ausgaben, Erlöse und Marge je Projekt und Monat." />

### Einen Kostensatz festlegen [#einen-kostensatz-festlegen]

<Steps>
  <Step>
    ### Satz vorschlagen [#satz-vorschlagen]

    Öffnen Sie **Rates → Cost rates** und schlagen Sie für eine Person und einen Zeitraum einen Stundenkostensatz vor.
  </Step>

  <Step>
    ### Freigeben lassen [#freigeben-lassen]

    Eine andere Person mit der Kostensatz-Berechtigung gibt ihn frei. Den eigenen Vorschlag können Sie nicht freigeben.
  </Step>

  <Step>
    ### Später über einen neuen Zeitraum ändern [#später-über-einen-neuen-zeitraum-ändern]

    Ein freigegebener Satz wird nie bearbeitet. Schlagen Sie einen neuen Zeitraum vor; nach dessen Freigabe endet der bisherige Satz zu diesem Datum.
  </Step>
</Steps>

### Einen Monat abschließen [#einen-monat-abschließen]

<Steps>
  <Step>
    ### Periods öffnen [#periods-öffnen]

    Öffnen Sie **More → Periods** und suchen Sie den Monat des gewünschten Buchs.
  </Step>

  <Step>
    ### Erst sperren, dann schließen [#erst-sperren-dann-schließen]

    Wählen Sie **Manage**. Sperren Sie den Monat vorläufig, während Sie ihn prüfen, und schließen Sie ihn, wenn er zu Ende ist. Standardmäßig lässt sich eine Kosten- oder Verkaufsperiode erst schließen, wenn die zugehörige Zeitperiode gesperrt ist.
  </Step>

  <Step>
    ### Wiedereröffnen nur mit zweiter Person [#wiedereröffnen-nur-mit-zweiter-person]

    Ein geschlossener Monat wird nur wiedereröffnet, wenn eine Person es beantragt und eine andere zustimmt. Ein Antrag auf Wiedereröffnung verfällt nach 30 Tagen.
  </Step>
</Steps>

## Berechtigungen [#berechtigungen]

* Sie sehen nur die Finanzseiten, die Sie öffnen dürfen; Link in der Seitenleiste und Seite prüfen dieselbe Berechtigung.
* Standardmäßig können Eigentümer und Administratoren Finanzdaten lesen, mit Ausnahme der Kostensätze von Mitarbeitenden.
* Anlegen und Ändern erfordert die passende Berechtigung, und jedes Speichern verlangt eine Begründung.
* Kostensätze von Mitarbeitenden gelten als Gehaltsinformation und erfordern eine gesonderte Berechtigung.
* Konten externer Dienstleister erhalten nur Berechtigungen, die für externe Nutzer freigegeben sind.
* Niemand gibt die eigene Ausgabe frei, dieselbe Person gibt nicht zwei Schritte nacheinander frei, und wer eine Ausgabe freigegeben hat, kann ihre Zahlung weder planen noch bestätigen.
* Eine Support-Sitzung kann die Seiten ansehen, aber nichts ändern.

## Was die KI hier kann [#was-die-ki-hier-kann]

* **Keine KI beim Geld.** Beträge, Sätze, Steuern, Budgets, Freigaben und Perioden folgen festen Regeln und Entscheidungen von Menschen. Die KI setzt keinen Betrag und gibt nichts frei.
* **Ihre Berechtigungen gelten weiter.** Der Assistent liest nur, was Sie selbst öffnen könnten, und erweitert nie den Zugriff. Siehe [Kompetenzen und KI-Unterstützung](/de/ai) und [Was die Assistenz sehen kann](/de/ai/privacy).
* **Besetzung mit Blick auf Kosten.** Schlägt der Assistent Personen für eine Aufgabe vor, können die angezeigten Faktoren auch Kosten umfassen; die Auswahl bestätigt weiterhin eine Führungskraft. Siehe [KI-Assistent](/de/ai/assistant).

## Häufige Fragen [#häufige-fragen]

<Accordions type="single">
  <Accordion title="Warum kann ich eine abgesendete Ausgabe nicht bearbeiten?">
    Nach dem Absenden zur Freigabe ist eine Ausgabe schreibgeschützt. Nur Entwürfe lassen sich bearbeiten oder löschen.
  </Accordion>

  <Accordion title="Wann müssen die Kostenstellenverantwortlichen freigeben?">
    Wenn der Betrag über dem Grenzwert Ihrer Organisation liegt (standardmäßig 10.000 TRY) oder die Ausgabe nicht in türkischer Lira ist.
  </Accordion>

  <Accordion title="Warum fehlen Stunden in den Projektkosten?">
    Stunden ohne Kostensatz fließen nicht als null in die Kosten ein, sondern bleiben außen vor. Die Rentabilitätszeile zeigt, wie viele Stunden keinen Kostensatz haben.
  </Accordion>

  <Accordion title="Wer sieht die Kostensätze von Mitarbeitenden?">
    Nur Personen mit der gesonderten Kostensatz-Berechtigung. Eigentümer und Administratoren erhalten sie nicht automatisch.
  </Accordion>

  <Accordion title="Welcher Abrechnungssatz gilt für eine Arbeit?">
    Die spezifischste Zeile der Satzkarten: Person, dann Aufgabentyp, Rolle, Projekt, Kunde und Organisation. Sind zwei Zeilen gleichrangig, wird kein Satz gewählt.
  </Accordion>

  <Accordion title="Kann ich in einem geschlossenen Monat buchen?">
    Nein. Ein Datensatz mit Datum in einem geschlossenen Monat oder vor dem endgültigen Sperrdatum wird nicht gespeichert. Ein vorläufig gesperrter Monat nimmt Datensätze nur von Personen an, die die Sperre übergehen dürfen.
  </Accordion>

  <Accordion title="Führt Finanzen die Lohnabrechnung durch?">
    Nein. Kostensätze dienen Projektkosten und Rentabilität. Für die Lohnabrechnung bereitet Akollo freigegebene Zeit und Abwesenheiten vor; siehe [Lohnabrechnung](/de/modules/payroll).
  </Accordion>
</Accordions>

## Verwandte Seiten [#verwandte-seiten]

* [Finanzen](/de/product-guide/finance): jede Seite, jeder Status und jede Regel im Detail
* [Lohnabrechnung](/de/modules/payroll): was Akollo an die Lohnabrechnung übergibt
* [Zeit und Aufgaben](/de/product-guide/time): woher die freigegebene Zeit kommt
* [Berichte und Exporte](/de/product-guide/reports): Zeitberichte und Exporte
* [BI-Datensätze](/de/connections/bi-datasets): vereinbarte Zahlen in ein BI-Werkzeug lesen