# KI (https://docs.akollo.com/de/modules/ai)



Die KI in Akollo hilft Ihnen, Arbeit zu finden, zu lesen und vorzubereiten: Sie beantwortet Fragen zu Ihren eigenen Datensätzen, übersetzt eine Frage in Suchfilter, schlägt vor, wer eine Aufgabe übernehmen könnte, entwirft Pläne und Texte und hält Kompetenzprofile aktuell. Sie arbeitet nur mit dem, was Sie ohnehin sehen dürfen, und ändert nie etwas von sich aus: Jede Änderung bestätigt ein Mensch. Sie öffnen sie mit **Ask AI** (KI fragen) in der oberen Leiste oder mit **⌘J** / **Strg+J**; Administratoren steuern sie unter **Settings › AI**.

Diese Seite ist der Ausgangspunkt. Jede Funktion hat eine eigene, ausführliche Seite, die unten verlinkt ist.

## Wer es nutzt [#wer-es-nutzt]

| Rolle                         | Was sie hier tut                                                                                                                                                    |
| ----------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| Mitarbeitende                 | Fragen den Assistenten zum eigenen Tag und zu Aufgaben, suchen in natürlicher Sprache, nutzen die Schreibhilfe, prüfen Kompetenzvorschläge oder widersprechen ihnen |
| Führungskraft                 | Fragt nach Teamkapazität, erhält Besetzungsvorschläge, entwirft Projektpläne und Aufschlüsselungen, nimmt Kompetenzvorschläge an, gibt Wochenzusammenfassungen frei |
| Administrator oder Eigentümer | Legt fest, wer KI nutzen darf, vergibt Plätze, setzt Grenzen, verfolgt den Token-Verbrauch, verbindet den eigenen KI-Anbieter, nutzt den Notstopp                   |
| IT des Instituts              | Betreibt Modelle auf Rechnern, die das Institut kontrolliert, damit Daten das Haus nicht verlassen                                                                  |

## Wichtige Ansichten [#wichtige-ansichten]

| Ansicht                                               | Was sie zeigt                                                                                                                        |
| ----------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ |
| Bereich **Ask AI** und Seite **Assistant**            | Ihre Unterhaltungen mit dem Assistenten, Antworten mit Quellen und Bestätigungskarten für Änderungen                                 |
| **Search** unter **My work** oder **⌘K** / **Strg K** | **Ask in plain language**: Ihre Frage wird zu gewöhnlichen Suchfiltern, angezeigt als Chips                                          |
| Ihre Kompetenzseite                                   | Ihre Kompetenzen, was Akollo aus erledigter Arbeit gemessen hat, und Vorschläge, denen Sie widersprechen können                      |
| **Settings › AI › Access & usage**                    | Wer KI nutzen darf, Plätze, ein Monatslimit pro Person, die KI-Tokens des Monats, Token-Pakete und der **Emergency stop** (Notstopp) |
| **Settings › AI › Connections**                       | Ihr eigener KI-Anbieter oder Modellserver, die erlaubte Datenstufe und welches Modell welche Aufgabe übernimmt                       |
| **Settings › AI › Skills**                            | Kompetenzsignale ein oder aus und welche Werkzeugkategorien für jede Kompetenz zählen                                                |
| **Admin → Usage**                                     | KI-Eingabe- und Ausgabe-Tokens sowie KI-Aufrufe pro Tag, neben den anderen Zählern                                                   |
| **My data**                                           | Was über Sie erfasst wird, wer Ihre Nachweise aus welchem Grund geöffnet hat und wie lange sie aufbewahrt werden                     |

<Screenshot src="/screens/en/ai-assistant.webp" alt="Seite Assistant mit der Liste der Unterhaltungen links und einer leeren neuen Unterhaltung mit Eingabefeld und der Schaltfläche Send" caption="Die Seite Assistant: links Ihre Unterhaltungen, rechts die aktuelle Unterhaltung." />

## Wichtige Aufgaben [#wichtige-aufgaben]

### Den Assistenten fragen [#den-assistenten-fragen]

<Steps>
  <Step>
    ### Öffnen [#öffnen]

    Drücken Sie **⌘J** (Mac) oder **Strg+J** (Windows) oder wählen Sie **Ask AI** in der oberen Leiste. **Open the full page** übernimmt die Unterhaltung auf die Seite Assistant.
  </Step>

  <Step>
    ### Fragen [#fragen]

    Geben Sie Ihre Frage ein, zum Beispiel „Was soll ich heute tun?“, und drücken Sie **Enter**. Für eine neue Zeile nutzen Sie **Umschalt+Enter**.
  </Step>

  <Step>
    ### Quellen prüfen [#quellen-prüfen]

    Öffnen Sie **Sources** unter der Antwort, um zu sehen, aus welchen Datensätzen jede Zahl stammt.
  </Step>

  <Step>
    ### Änderung bestätigen oder verwerfen [#änderung-bestätigen-oder-verwerfen]

    Haben Sie eine Änderung erbeten, zeigt der Assistent eine Bestätigungskarte mit Vorher und Nachher. Nichts geschieht, bevor Sie bestätigen. Eine Antwort bereitet höchstens eine Änderung vor.
  </Step>
</Steps>

### In natürlicher Sprache suchen [#in-natürlicher-sprache-suchen]

<Steps>
  <Step>
    ### Suche öffnen [#suche-öffnen]

    Öffnen Sie **Search** unter **My work** oder drücken Sie **⌘K** / **Strg K**, geben Sie Ihre Frage ein und wählen Sie **Ask**.
  </Step>

  <Step>
    ### Fragen und verfeinern [#fragen-und-verfeinern]

    Schreiben Sie die Frage in **Ask in plain language** und wählen Sie **Find**. Entfernen Sie einen Chip, um die Suche zu erweitern, oder wählen Sie **Clear**, um neu zu beginnen.
  </Step>
</Steps>

### Besetzungsvorschläge erhalten [#besetzungsvorschläge-erhalten]

<Steps>
  <Step>
    ### Fragen, wer die Arbeit übernehmen soll [#fragen-wer-die-arbeit-übernehmen-soll]

    Fragen Sie bei einem oder mehreren Arbeitselementen „Wer sollte das übernehmen?“ oder nutzen Sie **/staff**.
  </Step>

  <Step>
    ### Vergleichen und zuweisen [#vergleichen-und-zuweisen]

    Die Karte zeigt bis zu drei am besten passende Personen und eine Entwicklungsoption, jeweils mit ihrer Eignung nach Kompetenz, Verfügbarkeit, Projektkenntnis und Auslastung. Wählen Sie **Assign**. Wählen Sie jemand anderen als die erste Person, werden Sie nach einer Begründung gefragt.
  </Step>
</Steps>

### Festlegen, wer KI nutzen darf [#festlegen-wer-ki-nutzen-darf]

<Steps>
  <Step>
    ### Einstellungen öffnen [#einstellungen-öffnen]

    Gehen Sie zu **Settings › AI › Access & usage**.
  </Step>

  <Step>
    ### Eine Option wählen [#eine-option-wählen]

    Wählen Sie **Off**, **Admins only** (Standard), **Admins and managers**, **Everyone** oder **People with a seat**. Bei **People with a seat** vergeben Sie jeder Person, die KI nutzen soll, einen Platz.
  </Step>

  <Step>
    ### Monatslimit setzen [#monatslimit-setzen]

    Legen Sie bei Bedarf fest, wie viele KI-Tokens eine Person im Monat höchstens nutzen darf. Ist das Limit erreicht, pausieren die KI-Funktionen dieser Person bis zum nächsten Monat.
  </Step>
</Steps>

### Den eigenen KI-Anbieter verbinden [#den-eigenen-ki-anbieter-verbinden]

<Steps>
  <Step>
    ### Verbindung hinzufügen [#verbindung-hinzufügen]

    Öffnen Sie **Settings › AI › Connections**. Wählen Sie unter **Add a connection** den **Provider**, geben Sie einen **Name** ein und fügen Sie den **API key** ein.
  </Step>

  <Step>
    ### Datenstufe wählen [#datenstufe-wählen]

    Wählen Sie unter **Data allowed** **Public data only**, **Up to internal data** oder **Up to confidential data**. Streng vertrauliche (eingeschränkte) Daten gehen nie an einen externen Anbieter.
  </Step>

  <Step>
    ### Testen und Modelle zuordnen [#testen-und-modelle-zuordnen]

    Testen Sie die Verbindung, lassen Sie sie freigeben und legen Sie fest, welches Modell welche Aufgabe übernimmt. Siehe [KI-Verbindungen](/de/ai/connections).
  </Step>
</Steps>

## Wohin Anfragen gehen [#wohin-anfragen-gehen]

<Mermaid
  title="Welches Modell eine Anfrage beantworten darf"
  chart="`flowchart TD
A[KI-Anfrage] --> B{Eingeschränkte Daten?}
B -->|Ja| C{Modell in der Installation?}
C -->|Ja| D[Intern beantwortet]
C -->|Nein| E[Anfrage abgelehnt]
B -->|Nein| F{Vom Admin für die Cloud erlaubt?}
F -->|Ja| G[Gehostetes Modell oder erlaubter Anbieter]
F -->|Nein| C`"
/>

* **Auf Ihren eigenen Rechnern.** Ein Administrator kann die kleinen Assistenzmodelle auf einem Rechner betreiben, den das Institut kontrolliert; Akollo sendet Anfragen nur an die konfigurierte Adresse. Eine vollständige Installation im Haus, bei der alle Modelle im Institut laufen, ist geplant.
* **In der Akollo-Cloud.** Schnelle Prüfungen laufen auf kleinen gehosteten Modellen; längere Aufgaben wie ein Projektplan können ein größeres Modell eines Cloud-Anbieters nutzen, der keine Kopie Ihrer Daten behält und nicht damit trainiert.
* **Bei Ihrem eigenen Anbieter.** Mit einer Verbindung gehen Anfragen für die zugeordneten Aufgaben an Ihren Anbieter, innerhalb der gewählten Datenstufe.

## Berechtigungen [#berechtigungen]

* Wer KI überhaupt nutzen darf, entscheidet der Administrator unter **Settings › AI › Access & usage**. Wer außerhalb der gewählten Gruppe ist, sieht einen kurzen Hinweis und kann sich an einen Administrator wenden.
* KI erweitert nie den Zugriff. Assistent, Suche und Planungshilfe lesen nur Datensätze, die Sie selbst öffnen können. Führungskräfte sehen die Personen ihrer eigenen Teams; alle anderen nur sich selbst.
* Verbindungen, Zugriffs- und Kompetenzeinstellungen verwalten Eigentümer und Administratoren der Organisation. Jede Änderung wird mit Person und Zeitpunkt festgehalten.
* Der **Emergency stop** stoppt alle KI-Anfragen der Organisation auf einmal. Die Screenshot-Analyse in der Aktivitätserfassung hat einen eigenen Schalter.
* In einer Support-Sitzung lassen sich KI-Antworten lesen, aber nichts senden oder ändern.

## Was die KI hier tun kann [#was-die-ki-hier-tun-kann]

| Sie kann                                                                 | Sie wird nie                                                                                                    |
| ------------------------------------------------------------------------ | --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| Fragen zu Ihren Datensätzen mit Quellen beantworten                      | Einen Datensatz ohne Ihre Bestätigung ändern                                                                    |
| Eine Frage in Suchfilter übersetzen                                      | Einen Datensatz öffnen, den Sie selbst nicht öffnen können                                                      |
| Personen für Arbeit vorschlagen, gereiht nach Akollos eigener Berechnung | Arbeit zuweisen, ohne dass eine Führungskraft **Assign** wählt                                                  |
| Pläne, Aufschlüsselungen, Status-Updates und Texte entwerfen             | Eine Wochenzusammenfassung vor der Freigabe durch eine Führungskraft senden                                     |
| Aus erledigter Arbeit eine Kompetenz um eine Stufe höher vorschlagen     | Ein Kompetenzprofil ohne Annahme durch eine Führungskraft ändern                                                |
| Einen Ticketverlauf zusammenfassen                                       | Menschen beurteilen, bewerten, in eine Rangfolge bringen oder Gesundheit, Persönlichkeit oder Absichten erraten |

Personenbezogene Daten wie E-Mail-Adressen, Telefonnummern, IBANs und Ausweisnummern werden maskiert, bevor ein Modell sie sieht. Jede KI-Anfrage wird mit Person, Funktion, Zeitpunkt und Ergebnis protokolliert, nie mit Frage oder Antwort. Unterhaltungen mit dem Assistenten werden 90 Tage nach der letzten Nachricht gelöscht oder sobald Sie sie löschen.

## Häufige Fragen [#häufige-fragen]

<Accordions type="single">
  <Accordion title="Ich sehe Ask AI nicht. Warum?">
    Ihre Organisation hat Ihnen keinen Zugang zum Assistenten gegeben. Wenden Sie sich an Ihren Administrator; der Zugang wird unter **Settings › AI › Access & usage** festgelegt.
  </Accordion>

  <Accordion title="Ändert die KI etwas ohne Zustimmung eines Menschen?">
    Nein. Jede Änderung des Assistenten wartet auf einer Bestätigungskarte, Zuweisungen brauchen eine Führungskraft, die **Assign** wählt, Kompetenzvorschläge nimmt eine Führungskraft an, und Wochenzusammenfassungen gehen erst nach der Freigabe hinaus.
  </Accordion>

  <Accordion title="Können eingeschränkte Daten an ein Cloud-Modell gehen?">
    Nein. Eingeschränkte Daten beantwortet nur ein Modell innerhalb der Installation. Gibt es keines, wird die Anfrage abgelehnt.
  </Accordion>

  <Accordion title="Werden meine Fragen gespeichert?">
    Das KI-Anfrageprotokoll enthält Person, Funktion, Zeitpunkt und Ergebnis, nicht Frage oder Antwort. Die Unterhaltung selbst bleibt bis 90 Tage nach der letzten Nachricht erhalten oder bis Sie sie löschen.
  </Accordion>

  <Accordion title="Können wir unseren eigenen KI-Anbieter oder eigene Schlüssel nutzen?">
    Ja. Ein Administrator fügt unter **Settings › AI › Connections** eine Verbindung mit dem eigenen Schlüssel der Organisation hinzu oder bindet Ihren eigenen Modellserver an. Anfragen über die eigene Verbindung zählen nicht gegen die Akollo-KI-Tokens.
  </Accordion>

  <Accordion title="Was passiert, wenn unsere KI-Tokens aufgebraucht sind?">
    Personen, die ihr eigenes Monatslimit erreichen, pausieren bis zum nächsten Monat. Für die Organisation kann ein Administrator unter **Settings › AI › Access & usage** ein Token-Paket anfordern.
  </Accordion>

  <Accordion title="Kann ich einem Kompetenzvorschlag über mich widersprechen?">
    Ja. Widersprechen Sie auf Ihrer Kompetenzseite und fügen Sie eine Notiz hinzu. Ein Vorschlag, dem Sie widersprochen haben, kann nicht angenommen werden und wird erst wieder vorgeschlagen, wenn Sie Ihren Widerspruch zurückziehen oder Ihre Führungskraft ihn aufhebt.
  </Accordion>
</Accordions>

## Verwandte Seiten [#verwandte-seiten]

* [Kompetenzen und KI-Unterstützung](/de/ai)
* [KI-Assistent](/de/ai/assistant)
* [Arbeit in natürlicher Sprache suchen](/de/ai/search)
* [Planung und Besetzung mit KI](/de/ai/planning)
* [Kompetenzsignale](/de/ai/skill-signals)
* [KI-Zugang und KI-Tokens](/de/ai/access-and-tokens)
* [KI-Verbindungen](/de/ai/connections)
* [Modelle, die im Institut bleiben](/de/ai/local-models)
* [Ein lokales Modell einrichten](/de/ai/local-setup)
* [Das Modell im Institut betreiben](/de/ai/on-prem)
* [Was die Assistenz sehen kann](/de/ai/privacy)
* [KI und Sie](/de/ai/ai-and-you)
* [Insights und Berichte](/de/modules/insights)