# Admin (https://docs.akollo.com/de/modules/admin)



**Admin** (Verwaltung) ist der Bereich, in dem Inhaber und Administratoren die Organisation einrichten: die Struktur aus Einheiten und Teams, die Mitglieder, ihre Rollen und die Berechtigungen, die festlegen, welche Seiten und Module jede Person nutzen darf. Außerdem finden Sie hier Geräte, Nutzung, Zugriffsüberprüfungen und das Prüfprotokoll. **Admin** steht in der Gruppe **General** unten in der Seitenleiste, über **Settings** und **Help**, und erscheint nur, wenn Sie mindestens eine seiner Seiten öffnen dürfen.

## Wer ihn nutzt [#wer-ihn-nutzt]

| Rolle         | Was sie unter Admin tut                                                                                                                                                                                   |
| ------------- | --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| Inhaber       | Alles, was Administratoren tun, und verwaltet zusätzlich die Administratoren.                                                                                                                             |
| Administrator | Legt Einheiten und Teams an, lädt Mitglieder ein, vergibt Rollen und Berechtigungssätze, legt Zuständigkeitsbereiche von Führungskräften fest, startet Zugriffsüberprüfungen und liest das Prüfprotokoll. |
| Führungskraft | Meist nichts. Die Reichweite einer Führungskraft ergibt sich aus einer Rolle und einem **Zuständigkeitsbereich**, die ein Administrator vergibt. Manche Führungskräfte prüfen ihnen zugewiesene Zugriffe. |
| HR            | Pflegt Personen und Einheiten, wenn die Rolle es erlaubt; die HR-Einstellungen liegen unter [Einstellungen](/de/modules/settings).                                                                        |
| Prüfer        | Liest das Prüfprotokoll und Berichte, ohne etwas zu ändern, sofern Ihre Organisation eine solche Rolle anlegt.                                                                                            |
| Mitarbeitende | Sehen Admin nicht, außer eine Berechtigung öffnet ihnen ausdrücklich eine Seite.                                                                                                                          |

## Wichtige Ansichten [#wichtige-ansichten]

Die Admin-Seiten stehen oben als Reiter. Was nicht hineinpasst, liegt unter **More**.

| Ansicht                                                           | Was sie zeigt                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                       |
| ----------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| **Organisation admin** (Organisationsverwaltung)                  | Kennzahlen zu Einheiten, aktiven Mitgliedern (und wie viele keiner Einheit angehören), aktiven Vertretungen und offenen Zugriffsüberprüfungen; das Diagramm **People per unit**; den Bereich **Waiting** mit Ein- und Austritten, die auf Freigabe warten, Ihnen zugewiesenen Prüfpunkten und externem Zugriff, der in 14 Tagen endet; Links zu allen Admin-Seiten. |
| **Tracking settings** (Erfassungseinstellungen)                   | Die Erfassungsrichtlinie: Arbeitszeitplan, Screenshots, Leerlauf, Aufbewahrung und Kategorieregeln. Siehe [Einstellungen](/de/modules/settings).                                                                                                                                                                                                                    |
| **Users** (Benutzer)                                              | Mitglieder mit Rolle und Beitrittsdatum, offene Einladungen und **Invite Members**.                                                                                                                                                                                                                                                                                 |
| **Roles** (Rollen)                                                | Die Rollen in ihrer Reihenfolge mit Stufe, Mitgliedern und Beschreibung sowie **Create Role**.                                                                                                                                                                                                                                                                      |
| **Devices** (Geräte)                                              | Registrierte Desktop-Apps mit Person, Version, Registrierungsdatum, letztem Kontakt, Status und der Aktion **Revoke**.                                                                                                                                                                                                                                              |
| **Usage** (Nutzung)                                               | Nutzung je Zähler und Tag, Monatsbudgets und **Download CSV**.                                                                                                                                                                                                                                                                                                      |
| **Roles & permissions** (More)                                    | Berechtigungssätze, Zuweisungen, Feldrichtlinien, **Explain access**, das Register und Änderungen, die auf einen zweiten Administrator warten.                                                                                                                                                                                                                      |
| **Sign-in**, **Group mappings** (More)                            | Anmeldeanbieter, verbundene Verzeichnisse und welche Verzeichnisgruppe welche Rolle oder Einheit verleiht.                                                                                                                                                                                                                                                          |
| **External access**, **Access reviews**, **Audit records** (More) | Externe Auftragnehmer, Kampagnen zur Zugriffsüberprüfung und das Protokoll der Berechtigungs- und Konfigurationsänderungen.                                                                                                                                                                                                                                         |

<Screenshot src="/screens/en/org-admin.webp" alt="Seite Organisation admin mit Kennzahlen zu Einheiten, aktiven Mitgliedern, aktiven Vertretungen und offenen Zugriffsüberprüfungen, einem Diagramm People per unit und dem Bereich Waiting" caption="Admin → Organisation admin: Einheiten, Mitglieder, Vertretungen und offene Überprüfungen auf einen Blick." />

Die Struktur selbst bearbeiten Sie im Bereich **People**: **Units** zeigt den Baum der Einheiten, **Org chart** die Berichtslinien an einem beliebigen Datum.

<Screenshot src="/screens/en/org-structure.webp" alt="Seite Organisationsstruktur mit Datumsauswahl und einem Baum aus Unternehmen, Abteilungen und Teams" caption="People → Units: die Organisation als Baum von Einheiten, zum heutigen oder einem anderen Datum." />

## Wichtige Aufgaben [#wichtige-aufgaben]

### Organisationsstruktur aufbauen [#organisationsstruktur-aufbauen]

Eine Einheit hat eine Art: Unternehmen, Region, Niederlassung, Bereich, Abteilung oder Team. Auch Teams sind Einheiten und liegen unter ihrer Abteilung.

<Steps>
  <Step>
    ### Einheiten öffnen [#einheiten-öffnen]

    Wählen Sie **People → Units** oder auf **Organisation admin** die Schaltfläche **Create unit**.
  </Step>

  <Step>
    ### Einheit anlegen [#einheit-anlegen]

    Wählen Sie **Create unit**. Geben Sie den Namen ein und wählen Sie Art und übergeordnete Einheit.
  </Step>

  <Step>
    ### Wirksamkeitsdatum festlegen [#wirksamkeitsdatum-festlegen]

    Geben Sie das **Effective date** und eine Begründung ein und wählen Sie **Create unit**. Die Einheit gilt ab Beginn dieses Tages in der Zeitzone der Organisation.
  </Step>

  <Step>
    ### Ergebnis prüfen [#ergebnis-prüfen]

    Wählen Sie ein Datum und **Show**, um die Struktur an diesem Tag zu sehen. Wechselt eine Person die Einheit, wird das als Versetzung erfasst; ihre Historie bleibt so korrekt.
  </Step>
</Steps>

### Mitglieder einladen [#mitglieder-einladen]

<Steps>
  <Step>
    ### Users öffnen [#users-öffnen]

    Wählen Sie **Admin → Users**.
  </Step>

  <Step>
    ### Einladen [#einladen]

    Wählen Sie **Invite Members**, geben Sie die E-Mail-Adresse ein und wählen Sie eine Rolle. **Member** ist vorausgewählt.
  </Step>

  <Step>
    ### Einladung senden [#einladung-senden]

    Wählen Sie **Send Invite**. Die Einladung bleibt offen, bis die Person sie mit derselben E-Mail-Adresse annimmt. Eine offene Registrierung gibt es nicht.
  </Step>
</Steps>

<Screenshot src="/screens/en/settings-members.webp" alt="Seite Users mit der Liste Members, die Mitglied, Rolle und Beitrittsdatum zeigt, und der Schaltfläche Invite Members" caption="Admin → Users: Mitglieder, ihre Rollen und die Schaltfläche zum Einladen." />

### Rolle für Führungskräfte anlegen und Zuständigkeit vergeben [#rolle-für-führungskräfte-anlegen-und-zuständigkeit-vergeben]

Owner, Admin und Member sind vorgegeben. Eine Führungskraft ist keine vierte vorgegebene Rolle: Sie legen die Rolle an und begrenzen sie dann auf die Personen, die sie führen darf.

<Steps>
  <Step>
    ### Rolle anlegen [#rolle-anlegen]

    Öffnen Sie **Admin → Roles** und wählen Sie **Create Role**. Vergeben Sie Name und Beschreibung. Eigene Rollen reihen sich zwischen den vorgegebenen Rollen ein.
  </Step>

  <Step>
    ### Berechtigungen vergeben [#berechtigungen-vergeben]

    Legen Sie auf **Roles & permissions** einen Berechtigungssatz an oder wählen Sie einen (etwa einen, der Urlaub freigibt oder Aufgaben prüft) und weisen Sie ihn der Rolle zu.
  </Step>

  <Step>
    ### Zuständigkeitsbereich festlegen [#zuständigkeitsbereich-festlegen]

    Vergeben Sie auf der Personalseite (**Settings → Workforce & recording**) einen Zuständigkeitsbereich: welche Einheit oder welches Team die Führungskraft prüfen darf und für welchen Zeitraum. Um eine andere Person zu prüfen, braucht es sowohl die Berechtigung als auch einen gültigen Zuständigkeitsbereich.
  </Step>

  <Step>
    ### Rolle zuweisen [#rolle-zuweisen]

    Geben Sie der Person die Rolle unter **Admin → Users**.
  </Step>
</Steps>

<Screenshot src="/screens/en/settings-roles.webp" alt="Seite Roles mit den Standardrollen Owner, Admin und Member sowie eigenen Rollen mit Stufe, Mitgliedern und Beschreibung" caption="Admin → Roles: Reihenfolge der Rollen, Mitglieder und die Schaltfläche Create Role." />

### Festlegen, wer welches Modul nutzt [#festlegen-wer-welches-modul-nutzt]

Jedes Modul (Zeit, Projekte, Personal, Kunden, Finanzen usw.) veröffentlicht die Bereiche und Aktionen, die es anbietet. Eine Person kann eine Modulseite nur nutzen, wenn ihr eine Aktion dieser Seite gewährt ist.

<Steps>
  <Step>
    ### Roles & permissions öffnen [#roles--permissions-öffnen]

    Wählen Sie **Admin → More → Roles & permissions**. Das **Registry** (Register) listet alle Bereiche und Aktionen, die die Module veröffentlichen.
  </Step>

  <Step>
    ### Berechtigungssatz anlegen [#berechtigungssatz-anlegen]

    Wählen Sie **New permission set** und die Aktionen, die der Satz bündelt. Nur gelistete Aktionen sind wählbar.
  </Step>

  <Step>
    ### Zuweisen [#zuweisen]

    Weisen Sie den Satz unter **Assignments** einer Person, einer Rolle, einer Verzeichnisgruppe oder einem Dienstkonto zu, auf Wunsch befristet. Sätze mit administrativen Rechten warten unter **Waiting for approval** auf einen zweiten Administrator.
  </Step>

  <Step>
    ### Ergebnis prüfen [#ergebnis-prüfen-1]

    **Explain access** zeigt für eine Person jede Berechtigung und woher sie stammt.
  </Step>
</Steps>

<Screenshot src="/screens/en/org-permissions.webp" alt="Seite Roles & permissions mit den Abschnitten Waiting for approval, Permission sets, Assignments, Field policies, Explain access und Registry" caption="Roles & permissions: Berechtigungssätze, wer sie hat, Feldrichtlinien und Änderungen, die auf einen zweiten Administrator warten." />

<Mermaid
  title="Wie eine Person Zugriff auf eine Modulseite erhält"
  chart="`flowchart LR
A[Modul ist aktiviert] --> B[Rolle oder Berechtigungssatz gewährt eine Aktion]
B --> C{Deckt der Zuständigkeitsbereich Personen oder Datensätze ab?}
C -->|Ja| D[Seite erscheint in der Seitenleiste und öffnet sich]
C -->|Nein| E[Seite meldet, dass sie nicht verfügbar ist]`"
/>

### Zugriffsüberprüfung durchführen [#zugriffsüberprüfung-durchführen]

<Steps>
  <Step>
    ### Kampagne anlegen [#kampagne-anlegen]

    Wählen Sie auf **Access reviews** die Schaltfläche **New campaign**, legen Sie fest, was geprüft wird (eine Einheit, eine Rolle, alle mit administrativen Rechten, externe Auftragnehmer oder Dienstkonten), setzen Sie das Fälligkeitsdatum und wählen Sie **Create draft**.
  </Step>

  <Step>
    ### Kampagne öffnen [#kampagne-öffnen]

    Wählen Sie **Open campaign**. Die Zugriffe im Umfang werden festgehalten und an die Prüfenden übergeben, die sie unter **My work → My access reviews** finden.
  </Step>

  <Step>
    ### Ergebnisse herunterladen [#ergebnisse-herunterladen]

    Ist die Kampagne geschlossen, laden Sie die Ergebnisse als CSV oder Excel herunter. Siehe [Organisation und Zugriff](/de/product-guide/organisation-and-access).
  </Step>
</Steps>

## Berechtigungen [#berechtigungen]

* **Inhaber und Administratoren** decken die ganze Organisation ab. Ein Inhaber kann Administratoren verwalten; niemand kann sich über Admin eine Rolle geben, die er nicht bereits hat.
* **Änderungen mit administrativen Rechten** und das Lockern einer Feldrichtlinie warten auf einen zweiten Administrator. Wer die Änderung beantragt hat, kann sie nicht selbst freigeben. Das Entziehen oder Stilllegen eines Satzes wirkt sofort.
* **Führungskräfte** handeln nur innerhalb ihres Zuständigkeitsbereichs. Welche Personen eine Führungskraft sieht, bestimmt nicht die Rolle allein, sondern der Zuständigkeitsbereich.
* **Seitenleiste**: Jeder Bereich und jede Seite erscheint nur, wenn Sie sie öffnen dürfen. Das Ausblenden ist eine Bequemlichkeit, kein Schutz: Jede Seite prüft Ihren Zugriff erneut und sagt es, wenn Sie abgewiesen werden.
* **Support-Sitzungen** können Admin-Seiten lesen, aber nichts anlegen, ändern, freigeben oder löschen. Eine Support-Sitzung übernimmt nicht den Zugriff eines Administrators.

## Was die KI hier kann [#was-die-ki-hier-kann]

Auf den Admin-Seiten gibt es keine KI, die Zugriffe ändert. Sie können dem Assistenten (**Ask AI**) dennoch Fragen zu Datensätzen stellen, die Sie sehen dürfen. Administratoren legen unter **Settings › AI › Access & usage** fest, wer KI überhaupt nutzen darf, mit Plätzen, Monatslimits je Person und einem Not-Aus. Der KI-Tokenverbrauch erscheint unter **Admin → Usage**. Siehe [KI-Zugang und KI-Tokens](/de/ai/access-and-tokens) und [Was die Assistenz sehen kann](/de/ai/privacy).

## Häufige Fragen [#häufige-fragen]

<Accordions type="single">
  <Accordion title="Ist „Führungskraft“ eine vorgegebene Rolle?">
    Nein. Owner, Admin und Member sind vorgegeben. Ein Administrator legt eine Führungsrolle unter **Admin → Roles** an und gibt der Person einen Zuständigkeitsbereich, zum Beispiel eine Abteilung.
  </Accordion>

  <Accordion title="Warum sieht eine Führungskraft niemanden aus einem anderen Team?">
    Eine andere Person zu sehen oder zu prüfen erfordert die Berechtigung und einen Zuständigkeitsbereich, der diese Person zu diesem Datum abdeckt. Erweitern Sie den Bereich, wenn die Führungskraft mehr sehen soll.
  </Accordion>

  <Accordion title="Kann ich mir selbst eine höhere Rolle geben?">
    Nein. Sie können sich keine Rolle geben, die Sie nicht bereits haben, und Änderungen mit administrativen Rechten brauchen einen zweiten Administrator.
  </Accordion>

  <Accordion title="Warum fehlt ein Modul in der Seitenleiste einer Person?">
    Entweder ist das Modul für die Organisation nicht aktiviert, oder der Person ist keine seiner Aktionen gewährt. Mit **Explain access** auf **Roles & permissions** sehen Sie, was sie hat und woher es stammt.
  </Accordion>

  <Accordion title="Was passiert mit der Historie einer Person, die das Team wechselt?">
    Der Wechsel wird als Versetzung mit Wirksamkeitsdatum erfasst. Berichte und das Organigramm zeigen die Struktur so, wie sie an jedem Datum war.
  </Accordion>

  <Accordion title="Kann ein verbundenes Verzeichnis jemanden zum Administrator machen?">
    Nicht von selbst. Verzeichnisänderungen laufen als Eintritts-, Wechsel- oder Austrittsvorgänge, und eine Änderung, die jemanden zum Administrator oder Inhaber machen würde, wartet auf eine Freigabe.
  </Accordion>
</Accordions>

## Verwandte Seiten [#verwandte-seiten]

* [Organisation und Zugriff](/de/product-guide/organisation-and-access)
* [Einstellungen](/de/modules/settings)
* [Sicherheit und Verwaltung](/de/trust/security)
* [Desktop-App und Geräte](/de/product-guide/desktop-app)
* [Personal](/de/product-guide/people)
* [KI-Zugang und KI-Tokens](/de/ai/access-and-tokens)