# Planung und Besetzung mit KI (https://docs.akollo.com/de/ai/planning)



## Fragen zu Personen und Kapazität [#fragen-zu-personen-und-kapazität]

Im Assistenten kann eine Führungskraft Planungsfragen in natürlicher Sprache stellen, zum Beispiel „Wer in meinem Team ist nächste Woche frei?“ oder „Wer passt gut zu dieser Aufgabe?“. Der Assistent antwortet mit Fakten, die er für Sie ausliest, genau so, wie die Bildschirme sie zeigen:

| Angabe               | Was der Assistent ausliest                                                                                                                                                                       |
| -------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ |
| **Kompetenzprofil**  | Die aktuellen Kompetenzen und Stufen einer Person und ob jede davon validiert oder zertifiziert ist                                                                                              |
| **Eignung**          | Ob Personen ein Arbeitselement übernehmen können und warum nicht: fehlende Kompetenz, unter der geforderten Stufe, ablaufendes Zertifikat, keine Kapazität oder eine Regel zur Funktionstrennung |
| **Freie Stunden**    | Geplante gegenüber verfügbaren Stunden in einem Zeitraum von bis zu einem Monat                                                                                                                  |
| **Beste Kandidaten** | Die bestplatzierten Personen aus Ihrer letzten Besetzungsempfehlung für ein Element                                                                                                              |
| **Wer ist frei**     | Die freien Stunden Ihres Teams in einem Zeitraum und ob jemand in dieser Zeit abwesend ist                                                                                                       |

Sie sehen genau das, was Sie auch auf den Seiten sehen könnten. Führungskräfte sehen die Personen in ihren eigenen Teams. Alle anderen sehen nur sich selbst. Personen außerhalb Ihres Zuständigkeitsbereichs bleiben aus der Antwort heraus. Abwesenheit erscheint nur als „abwesend“, nie mit Art oder Grund, und Vergütung wird nie verwendet. Kann eine Quelle nicht antworten, sagt der Assistent „unbekannt“, statt zu raten.

## Mehrere Elemente auf einmal zuweisen [#mehrere-elemente-auf-einmal-zuweisen]

Besetzt eine Führungskraft mehrere Arbeitselemente gemeinsam, schlägt Akollo pro Element eine Person vor, sodass die Gesamtpassung möglichst hoch ist. Dabei gelten die Regeln:

* nur Personen, die für das Element geeignet sind,
* niemand, der abwesend ist,
* niemand über seine freien Stunden oder die Zuteilungsgrenze hinaus,
* keine Person mit mehr als einem fairen Anteil der Elemente.

Passt niemand zu einem Element, bleibt es unbesetzt, statt an jemanden zu gehen, der nicht passt. Dieselben Fakten ergeben immer denselben Vorschlag, und jede Zuweisung bestätigt weiterhin eine Führungskraft.

## Besetzungsvorschläge [#besetzungsvorschläge]

Fragen Sie den Assistenten bei einem oder mehreren Arbeitselementen „Wer soll das übernehmen?“. Für jedes Element erhalten Sie eine Karte mit bis zu drei am besten passenden Personen aus Ihren eigenen Teams und einer Entwicklungsoption. Das ist jemand, der die Regeln erfüllt, aber weniger nachgewiesene Erfahrung hat, sodass die Arbeit beim Wachsen helfen kann. Für jede Person sehen Sie die Passung nach Kompetenz, Verfügbarkeit, Vertrautheit mit dem Projekt und aktueller Auslastung. Reihenfolge und Zahlen berechnet Akollo. Der Assistent kann eine kurze Erklärung hinzufügen, ändert die Reihenfolge aber nie. Besetzen Sie mehrere Elemente gemeinsam, markiert Akollo zusätzlich die vorgeschlagene Person für jedes Element, damit niemand überlastet wird.

<Steps>
  <Step>
    ### Vorschläge anfordern [#vorschläge-anfordern]

    Fragen Sie den Assistenten bei einem oder mehreren Arbeitselementen „Wer soll das übernehmen?“ oder nutzen Sie **/staff**.
  </Step>

  <Step>
    ### Personen vergleichen [#personen-vergleichen]

    Lesen Sie die Karte: bis zu drei am besten passende Personen und eine Entwicklungsoption, jeweils mit ihrer Passung nach Kompetenz, Verfügbarkeit, Vertrautheit mit dem Projekt und aktueller Auslastung.
  </Step>

  <Step>
    ### Zuweisen [#zuweisen]

    Wählen Sie **Assign** („Zuweisen“). Für die erste Person brauchen Sie keine Begründung. Wählen Sie jemand anderen, werden Sie nach einer Begründung gefragt, die mit Ihrer Entscheidung protokolliert wird.
  </Step>
</Steps>

Nichts wird zugewiesen, bevor Sie **Assign** wählen. Personen, die gegen eine Regel verstoßen (zum Beispiel die Funktionstrennung), werden nie angeboten. Vergütung wird nie verwendet.

## Einen Projektplan entwerfen [#einen-projektplan-entwerfen]

Beschreiben Sie in einigen Sätzen, was Sie erreichen möchten, wählen Sie das zugehörige Projekt und bei Bedarf eine Ausgangsgliederung (Softwarelieferung, Kampagne oder Prozessverbesserung). Der Assistent entwirft einen Plan aus Epics, Stories und Aufgaben mit Schätzspannen und Abhängigkeiten. Er zeigt eine Vorschau mit der Anzahl der Elemente und der Gesamtschätzung. Noch wird nichts angelegt: Sie können den Entwurf wie jede andere Aufteilung bearbeiten.

Wählen Sie **Create** („Anlegen“), werden die Elemente mit Ihren Berechtigungen im Projekt angelegt. Ein großer Plan braucht ein zweites Paar Augen. Hat ein Plan zusammen mit den Plänen, die dieselbe Person am letzten Tag im selben Projekt angelegt hat, mehr als 20 Elemente, muss ihn zuerst jemand mit Berechtigung zur Planfreigabe freigeben, der nicht der Verfasser ist. Akollo sendet die Freigabeanfrage, wenn Sie versuchen, die Elemente anzulegen. Nach der Freigabe können die Elemente angelegt werden. Wird der Plan bearbeitet, braucht er eine neue Freigabe. Ihr Zieltext wird nur als Information behandelt, nie als Anweisung an den Assistenten.

<Mermaid
  title="Wann ein Plan eine zweite Freigabe braucht"
  chart="`flowchart LR
A[Sie wählen Create] --> B{&#x22;Mehr als 20 Elemente am letzten Tag?&#x22;}
B -->|Nein| C[Elemente werden im Projekt angelegt]
B -->|Ja| D[&#x22;Freigabeanfrage an eine andere Person als den Verfasser&#x22;]
D -->|Freigegeben| C
D -->|Plan bearbeitet| E[Neue Freigabe nötig]
E --> D`"
/>

<Steps>
  <Step>
    ### Ziel beschreiben [#ziel-beschreiben]

    Schreiben Sie in einigen Sätzen, was Sie erreichen möchten, oder beginnen Sie im Assistenten mit **/plan**.
  </Step>

  <Step>
    ### Projekt und Gliederung wählen [#projekt-und-gliederung-wählen]

    Wählen Sie das Projekt, zu dem der Plan gehört, und bei Bedarf eine Ausgangsgliederung: Softwarelieferung, Kampagne oder Prozessverbesserung.
  </Step>

  <Step>
    ### Entwurf prüfen [#entwurf-prüfen]

    Prüfen Sie die Vorschau mit der Anzahl der Elemente und der Gesamtschätzung. Bearbeiten Sie den Entwurf wie jede andere Aufteilung.
  </Step>

  <Step>
    ### Elemente anlegen [#elemente-anlegen]

    Wählen Sie **Create**. Hat der Plan mehr als 20 Elemente, wartet er zuerst auf die Freigabe einer zweiten Person.
  </Step>
</Steps>

## Ein Arbeitselement aufteilen [#ein-arbeitselement-aufteilen]

Wählen Sie an einem Arbeitselement **Break down** („Aufteilen“). Der Assistent entwirft aus Titel und Beschreibung untergeordnete Elemente mit Schätzspannen und öffnet den Entwurf, damit Sie ihn prüfen und bearbeiten können. Es werden nur Elementtypen verwendet, die unter dem Element stehen dürfen (zum Beispiel Stories, Aufgaben und Fehler unter einem Epic). Legen Sie die Elemente an, werden sie dem ursprünglichen Element untergeordnet. Lässt sich der Entwurf nicht sofort erstellen, öffnet sich die Entwurfsseite trotzdem, sodass Sie es erneut versuchen oder die Aufteilung selbst schreiben können. Die Schaltfläche sehen Personen, die Aufteilungen anlegen dürfen, bei Elementen und Projekten, die noch offen sind.

<Callout type="info" title="Hinweis">
  Sehen Sie **Break down** nicht, dürfen Sie entweder keine Aufteilungen anlegen, oder das Element bzw. Projekt ist nicht mehr offen.
</Callout>

## Häufige Fragen [#häufige-fragen]

<Accordions type="single">
  <Accordion title="Weist der Assistent Personen selbstständig zu?">
    Nein. Nichts wird zugewiesen, bevor eine Führungskraft **Assign** wählt, und jede Zuweisung bestätigt eine Führungskraft.
  </Accordion>

  <Accordion title="Fließt die Vergütung in die Reihenfolge ein?">
    Nein. Vergütung wird in Besetzungsvorschlägen und Kapazitätsantworten nie verwendet.
  </Accordion>

  <Accordion title="Warum muss ich meine Wahl begründen?">
    Für die erste Person brauchen Sie keine Begründung. Wählen Sie jemand anderen, werden Sie nach einer Begründung gefragt, die mit Ihrer Entscheidung protokolliert wird.
  </Accordion>

  <Accordion title="Warum braucht mein Plan die Freigabe einer anderen Person?">
    Hat ein Plan zusammen mit den Plänen, die Sie am letzten Tag im selben Projekt angelegt haben, mehr als 20 Elemente, muss ihn zuerst jemand mit Berechtigung zur Planfreigabe freigeben, der nicht Sie selbst ist.
  </Accordion>

  <Accordion title="Was zeigt der Assistent über die Abwesenheit einer Person?">
    Nur „abwesend“. Art und Grund werden nie angezeigt.
  </Accordion>
</Accordions>

## Verwandte Seiten [#verwandte-seiten]

* [KI-Assistent](/de/ai/assistant)
* [Kompetenzsignale](/de/ai/skill-signals)
* [Kapazität](/de/product-guide/capacity)
* [Planung](/de/product-guide/planning)